公司档案管理办法(第4/5页)

3.移交归档的声像材料以电子文件为主，应确保文件没有损坏，格式应符合下列要求：

（1）数码照片文件大小不得低于2000KB，图像大小不低于3648×2736，文件格式为TIFF、RAW、JPG、PDF等。不得使用photoshop、gif、便携位图、文档等格式。

（2）用扫描仪等设备获得的非通用文件格式，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

（3）用视频或多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的电子文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式。

（4）用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

4.属于管理类文件的声像档案填写《归档文件移交清单》，属于工程项目的声像档案填写《工程项目档案移交清单》，同声像材料一起向公司档案室移交归档。经检查合格后，移交人员、相关负责人和公司档案人员在移交清单上签字确认，完成移交手续。

第七条整理单元

声像档案材料应以每张、盒、盘为整理和档号编制单元。

第八条排列顺序

录音、录像档案，按"年度"结合档号顺序进行排列；照片档案划分为管理类照片、项目类照片两种类型，管理类照片按"年度－专题"结合档号顺序进行排列，项目类照片按"项目分类号－专题"结合档号顺序进行排列。

第九条编目说明

各单位须对归档的声像材料进行编目和说明。照片材料的编目说明包括档号、题名、拍摄者、拍摄时间、拍摄地点、备注（对照片中所反映的人物、事物、场景及相关内容作简要说明）；录音、录像材料的编目说明（附件5－2）包括档号、题名、录制者、录制时间、录制地点、录制时长、文件格式、备注（对材料所反映的人物、事件、内容作简要文字介绍）。

第十条填写档号

整理加工好的声像材料需在材料实体上填写档号，照片填写在背面右上角，录音、录像材料填写在外包装标签处，以便与声像材料目录对应。

第十一条装盒

照片材料装入照片档案盒（夹），每盒编制照片档案目录及备考表，档案盒按"年度－专题"标号排序；数码照片原件上传至档案系统或刻成光盘以物理形式保存；声像材料、数码照片光盘，按整理顺序装入防磁柜（防尘柜），声像材料目录单独立卷保存。

第十二条保管

1.公司档案室应设置专柜存放声像档案，装具材料、库房条件应符合国家有关要求。

2.公司档案人员应定期对声像档案进行检查，对受损的声像档案及时进行载体转换。

3.声像档案一律永久保存，并逐步实现网络存储。

附件：5－1.照片档案目录样式

5－2.录音、录像档案目录样式

5－3.照片档案备考表样式

附件5－1

照片档案目录

序号

档号

题名

拍摄者

拍摄时间

拍摄地点

备注

附件5－2

录音、录像档案目录

序号

档号

题名

录制者

录制

时间

录制地点

录制时长

文件格式

备注

附件6

实物档案整理细则

第一条编制目的

为加强和规范公司实物档案管理，制定本细则。

第二条定义

实物档案是指在公司各项活动中形成（获得、接收或征集）的，以非纸质材料（奖状、证书除外）为标志物或象征物的归档保存材料。

第三条总体要求

（一）实物档案应实行集中统一管理。

（二）实物档案的整理和保管，应根据相应载体材料的物理特性，采用专门的方法和条件。

（三）档案管理人员应对实物档案的管理状态和结果做必要文字说明，并拍摄存照。

第四条归档范围

1.荣誉奖励实物：各单位（部门）获得的省部级以上的各类证书、奖状、奖杯、奖章、奖牌、锦旗、牌匾、荣誉册、光荣册等。

2.证照、印信：机构变更、撤销、合并失效的证照、印章（经公安机关审批后制作的）。

3.纪念品：公司举办重大活动形成的具有保存价值的活动标识、证件、证书、奖章等；国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、礼品、工艺品等；党和国家领导人及社会知名人士的题词、字画等。

4.其他有重要保存利用价值的实物材料。

第五条归档时间

实物档案原则上在实物取得一个月内向公司档案室移交归档，一般不应跨年度。

第六条归档要求

1.归档实物应保持整洁、无破损。

2.实物档案原则上一件一归，如有同类重复者，只归一件。

3.归档移交时应对实物材料进行数码拍照，每件实物材料以展示原貌为原则拍摄一张照片，照片为JPG格式，大小按声像档案要求执行，照片题名与实物名称一致。

4.实物档案移交时应填写《实物档案移交清单》（附件6－1），同实物与所拍摄的照片，一同向档案室移交归档；经检查合格后，移交人员、相关负责人和公司档案人员在移交清单上签字确认，完成移交手续。

第七条整理

1.实物档案按移交归档先后顺序逐件排列并编制档号。

2.档案管理人员应在归档的实物材料上粘贴归档章（附件6－2），归档章可采用不干胶纸。立体型实物材料粘贴于底座，平面型实物材料粘贴于实物背面。

3.档案管理部门对各部门（单位）移交或已履行归档手续的实物档案编制《实物档案归档目录》（附件6－3），包括档号、文件形成者、题名、实物类别（证书、奖杯、奖牌、奖状、奖章、锦旗、印章等）、材质类型（金属、石料、木料、化学材料、布料、纸张等）、形成日期、存放地点、备注（对实物档案有关情况作简要说明，如获奖单位与实物归档部门不一致，应在备注中说明）。

第八条保管

特殊的大型实物档案，各单位应指定专人负责临时保管，条件成熟后逐步移交办公室；存放场所应符合实物档案各类材质长久保存的要求；办公室应统编实物档案检索工具，便于检索和统计；办公室应配合公司有关需要，组织实物档案陈列展览。

附件：6－1.物档案移交清单

6－2.归档章填写样式

6－3.实物档案归档目录

附件6－1

实物档案移交清单

归档部门（盖章）：

序号

文件题名

载体类型

数量

（枚、件）

备注

荣誉类件；印章枚；资质证照件。

移交部门负责人（签字）：移交人（签字）：

接收人（签字）：日期：

（注：此表一式两份，归档部门存一份，公司档案室归档一份。）

附件6－4

实物档案归档目录

序号

档号

文件形成者

题名

实物类别

材质类型

形成

日期

存放

地点

备注

附件7

档案库房管理规定

第一条编制目的

为加强和规范公司总部档案库房管理，保证档案库房的安全和合理使用，根据国家有关规定，结合公司实际，制定本规定。

第二条防护措施

1.档案库房应采取有效防护措施，达到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防霉、防高温等"八防"要求。

2.库房内禁用装置喷淋式消防设施，应采用二氧化碳、七氟丙烷等洁净气体灭火器或消防设施；库房内严禁吸烟或其他火源进入，严禁带入易燃、易爆及其他危险或有害物品，禁止在光源、电器下堆放档案资料；档案室管理人员须掌握灭火器使用方法，灭火器材放置位置固定，不得随意改动。

3.每个档案柜中要放置防虫药品，同时要定期检查虫蛀、发霉情况，对失效药品及时更换。

第三条日常管理

1.档案库房门窗要牢固，及时锁闭；钥匙应专柜保管，不得随身携带；管理人员应做到人走锁门关窗，妥善保管库房钥匙，每天下班前对库房门窗、电源进行全面检查，确保库房安全。

2.库房内设置温湿度计，每周定时测记，掌握温湿度变化情况；库房温度应控制在14－24℃；相对湿度应控制在45－60％。

3.定期打扫库房卫生，保持库内及周围环境卫生，库房内不得堆放档案无关物品。

4.日常检查维护应形成检查记录（附件7－1）。

第四条档案保管

1.档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，库房应与档案人员办公区和档案利用区分开，非档案工作人员未经许可不得入内。

2.档案出入库要进行严格登记，档案入库通过档案系统归档操作进行登记；档案借阅、归还登记按《档案利用规定》执行；档案销毁按《档案工作管理办法》中相关规定执行；档案移出应填写《档案移出登记表》（附件7－2），登记表应归档永久保存。

3.档案柜应按照从左到右、至上而下的方法进行排架，并设置醒目规范的标识。

第五条安全检查

1.每半年对库房档案的保管情况进行一次全面检查，平时进行抽查，以确保档案的完整与安全。

2.定期检查库房内电源线路、空调设备及安全设施，及时排除各种不利于档案安全管理的隐患。

附件：7－1.档案库房检查记录表

7－2.档案移出登记表

附件7－1

档案库房检查记录表

检查时间

温湿度

消防

设备

空调

设备

加湿器

除湿器

门锁

电源

防虫剂

防潮剂

卫生

状况

其他

情况

备注

记录人：

附件7－2

档案移出登记表

档案移出单位

移出原因

移出时间

移出数量

档案接收单位

移出档案清单

档案类型

档号

题名

备注

档案移出单位

档案管理员：日期：

档案部门负责人：日期：

单位负责人：日期：

档案接收

单位

档案管理员：日期：

档案部门负责人：日期：

单位负责人：日期：

附件8

档案工作突发事件应急处置预案

第一条编制目的

为有效预防及处置公司突发性危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的事件，最大限度减轻对档案的损害，确保档案资源安全，根据上级有关规定，结合公司实际，制定本预案。

第二条组织机构及职责

公司档案工作领导小组为档案安全突发事件应急处置领导小组（以下简称领导小组）。领导小组下设工作小组，设在公司办公室，办公室主任担任组长，成员包括办公室副主任、公司负责安全保卫人员和公司档案管理员。领导小组与工作小组职责如下：