某公司公文管理制度

某公司公文管理制度

第一章总则

笫一条为严格办文程序，逐步实现公司公文处理工作的规范化、制度化和科学化，提高公司工作效率，根据《国家行政机关公文处理办法》和《**市人民政府公文处理规则》的要求，结合公司实际，特制定本制度。

本制度适用于*各公司。

公司公文是指公司在职能行使过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行使职能和进行公务活动的重要工具。公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全、完整。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

集团公司办公室是集团公文处理的管理机构，主管集团公司本部公文处理工作并指导所属各公司的公文处理工作。所属各公司负责行政综合管理的部室（以下统称：办公室）主管各公司的公文处理工作。

第二章行文规则

第六条行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

笫七条所属各公司除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，一般不得向上一级政府部门正式行文，须经集团公司统一行文上报。

第八条"请示"应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。"报告"不得夹带请示事项。

第九条向两个以上（包括两个）上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。所属各公司内部重要行文，应当同时抄送集团公司。

第十条处室便函为非正式行文，不具备法律效力。

第三章发文办理

第十一条发文办理指以公司名义制发公文的过程，具体程序一般包括：（一）主办处室经办人拟稿；（二）主办处室负责人核稿；（三）办公室（综合管理部）格式核查；（四）分管领导审核后公司主要领导签发；（五）办公室编号；（六）主办处室校对；（七）办公室统一打印装订；（八）用印；（九）分发；（十）归档；

第十二条草拟公文应当做到：

符合国家的法律、法规及其他有关规定。

情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。

拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

公文结构层次一般不得超过四层，第一层为"一、"，第二层为"（一）"，第三层为"1."，第四层为"(1)"。

文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

应当使用国家法定计量单位。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，成文日期使用阿拉伯数字。

第十三条所属各公司主办的公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，经充分协商（包括公司领导出面协调）仍不能取得一致，应列明各方理据并提出建设性意见报请集团公司协调或裁定。

第十四条主办公文的处室，凡公文内容涵盖其他处室的，应当主动与有关处室协调、协商；协办处室应积极配合，取得一致意见；仍不能取得一致的，主办处室应当以书面形式列明各方理据并提出建设性意见，报主办处室的公司分管领导协调或者裁定。

第十五条各处室起草、印制的公文（包括相关上报回复材料），由各处室自行负责审核，并报公司领导签发；公文格式、编号由办公室负责办理。主办处室须将文稿电子文档报送办公室留存归档。

第十六条公司发布的决定，制发的请示、报告、意见等上行文，制发的政策性制度性公文、重大问题处理意见、重要涉外事项、重要信息宣传稿件等，以本公司名义制发的平行文或下行文，由公司分管领导审核后报主要领导签发。主要领导离嘉外出期间，可由主要领导指定的其他领导签发。

第十七条公司领导审核签发公文时应签注明确意见，对需要进一步修改完善的公文，一般应将公文退还给承办处室。对需要公司外会签的文件，经公司领导签发后，由主办处室负责送有关单位会签。

第十八条制发的普发性公文和机要文件由办公室负责分发；其它文件由主办处室负责分发。

第十九条集团公司发文，由办公室统一编号（例如）：

以公司名义对外发文，一律用***[xxxx年]x号；

以公司党委名义发文，用***委[xxxx年]x号；

以公司纪委名义发文，用***纪[xxxx年]x号；

以工会名义发文，用***工[xxxx年]x号；

以共青团名义发文，用***团[xxxx年]x号；

第四章收文办理

第二十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十一条除公司领导交办事项和必须直接报送的机密事项外，所有报送本公司公文及群众来信来访有关材料，由办公室收文登记后，按有关规定程序处理。

第二十二条来文由办公室收发人员签收登记，办公室负责人提出拟办意见，送公司领导阅批，并视来文内容分送公司分管领导和相关处室。对传阅的公文，按照批办意见由办公室负责进行传阅。

第二十三条收到下级单位和有关企事业单位上报的需要办理的公文，由办公室负责人进行审核。审核的重点：是否应由本公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否巳协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。经审核，对不符合规定的公文，予以转办或退文。

第二十四条承办处室收到交办的公文后，应当根据领导批办意见，及时办理，不得延误、推倭。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本处室职权范围或者不宜由本处室办理的，应当及时报告主管领导并退回办公室说明理由。

第二十五条公文办理过程中遇有涉及2个以上处室的，由公司领导确定主办处室和会办处室。主办处室应当主动与有关处室协商；每一会签处室的会签时间原则上不超过2个工作日。

第二十六条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人阅后签名视为同意。没有具体请示事项的，签名视为巳阅知。

第二十七条公文落实办理情况，由公司办公室按照公文办理时限及时督办（催办）。其中，上级领导和公司领导重要批示的事项，由公司办公室重点督办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。公司领导在公文上的批示，由办公室送分管领导和有关处室办理，批示件落实办理或进展情况，由办公室统一书面报告。

第二十八条公文的立卷、归档和管理，按照《**市级机关档案管理暂行办法》的有关规定执行。各处室应归档的公文和有关材料，由处室明确专人负责整理、归档。上网公开的公文，由公司领导或办公室审核后上网公开。

第五章传阅流转

第二十九条为防止文件在传阅流转中遗失，并准确把握文件当前所在的位置，文件统一在公司办公协同系统中登记流转，办公室人员对所有的文件（阅件和办件）要逐一进行登记，实时跟踪，以便查找。

第三十条各处室传阅文件要及时。公司领导批到处室或人员阅的文件原则上在2个工作日内（密级文件1个工作日内）阅毕并交还办公室。需要办理的文件按规定及时进行办理，办结后及时将文件及办理情况交还办公室收发人员进行归档。

第三十一条密级文件只能通过原件进行传阅。传阅人员要按规定妥善保管。每位传阅人员传阅时间原则上为1个工作日内，阅后立即交还办公室。必须做到密级文件不在处室和个人手中过夜。如文件涉及有关处室的，该处室先阅读。密级文件一般不得复印。如要复印必须严格按规定程序进行审批。复印的密件亦按原件同样规定保管。

第三十二条由集团公司办公室负责解释。

第三十三条本制度自发文之日起施行。