红头公文处理工作的有关问题培训讲稿(第3/3页)

一是规范文种中常有"报告"与"请示"两者混淆。在运用"报告"与"请示"两种规范性公文文种时，应注意两者的区别。一般来讲，"报告"与"请示"有两个共同点、四个不同点。共同点是：（1）两者都是上行公文，即由下级向上级行文。（2）两者都是用于反映情况。其不同点是（1）"报告送达上级后，上级可给予批复，也可以不批复。但"请示"必须给予批复或答复。（2）"报告"的发送时间可以在事情办理或发生之前，也可以在办理之后。但"请示"必须在事情办理之前。（3）"报告"可以同时报告若干情况或事。但"请示"必须一事一文，否则由于上级分管的部门不同，多事一文无法办理或答复（用于口头汇报用的汇报稿例外，但事后必须正式行文）。（4）"报告"可以向上级主管部门行文，也可向上级领导人或非主管部门报告，但"请示"必须向上级直接主管部门行文。总之，报告和请示是明显不同的。不能混为一谈，否则就会延时误事出问题。（如南阳"清官祠"事件期间，南阳市委、市政府转发卧龙区的一个报告，里面加杂请示事项，办公厅（室）工作不到位是秘书部门按照办文规定，把此件作为一般性报告分送给了领导，致使没有一个领导批示，酿成重大政治事件，教训十分深刻）。规范性公文应用中，还存在"决议"与"决定"、"通告"与"公告"、"函"与非规范公文"便函"等概念不清，使用混淆的问题。

二是法定规范性公文常有的标题错误。公文标题由三部分组成，即由"机关规范简称、事由（主要内容）和文种"三要素组成。常见错误有：（1）不分条件省略机关名称。一些内容重要的决定、公告、通知等文种，不可省略机关名称。（2）事由概括不清，题意不鲜明，有的省略不当，产生歧义。（3）自造文种，用"意见"、"安排"、"规划"、"情况"、"汇报"等非规范文件名称直接当做法定规范性文件的文种。（4）书名号使用不当。除法律法规性文件名称外，其它文件名称在公文标题中不用书名号，也不用其它标点符号。但是违反这种规范的错误较为常见，如《关于转发〈×××××通知〉的通知》，就属这种类型。

七是严把规格关。行文方向分为上行文、下行文、平行文。把好规格关：1.看行文形式是否准确。该上级机关行文的，下级机关不能行文；工作仅涉及到一个部门的，就没有必要联合行文。尤应指出的是，除政府办公室根据政府授权，可以向下级政府行文外，政府其他部门不能对下一级政府发布指示性公文；平级机关之间一般用函行文。现在有些部门请示或报告问题时，该用"函"却偏偏叫用"请示"，用下级对上级的口气请求批准，这是不对的。有的认为，只要能批到钱就行、办成事，用什么文种都无关紧要。但以后这样做不行了，省、xx检查公文，发现了要给予通报的。2、看文件体式是否规范。发文字号、签发人、标题等该标注的一项不能少，不能错。

八是要严把文字关。要重点审核公文的结构是否清晰，语句是否符合形式逻辑，字词使用是否妥贴，人名、地名、时间、引文、数字是否准确，文风是否纯正。有的公文洋洋千万言，大题套小题，谈上几遍不解其意；有的公文，堆砌词藻，套话叠出，空话连篇，使人一看就烦，更无心去思考如何遵循了；还有的公文，把上级的文件改改抬头和落款，照抄照搬，没有自己的情况和措施。这都违反规定的。还有一个关键点：搞好印制前的核对工作，是确保公文质量的一个关键环节。"差之毫厘，谬之千里。"一字错误，有时后果不堪设想。据史料记载，1930年4月，阎锡山、冯玉祥结成反蒋联盟，预定在沁阳会师聚歼在xx的蒋军。冯的参谋拟制命令时，误将"沁阳"写成"泌阳"，一个在焦作，一个在驻马店，相隔数百里，结果会师不成，反被蒋介石分割包围而打败。仅仅多了一撇，冯阎兵败中原。否则，这段历史也许就要重写。另外，标点符号的使用也很重要。

九是要严把程序关。只有按程序办事，才能保证公文质量，提高办文效率。目前工作中，存在着文件倒流问题。一些部门向政府的请示、报告及要求市政府办公室批转的公文，不经政府办公室审核，而常常是直接送领导同志审签，甚至同时送几位领导同志审签，既干扰了领导同志的工作精力，也增加了办公室的工作难度和部门间工作的掣肘，特别是领导意见不一致时，有时让办公室无从应对。对此，应力求避免。为避免程序错乱、公文倒流，根据有关规定，我们办公室建立了"公文处理流程图"，也就是市政府制发公文的签批程序：市政府各部门代拟的文稿--市政府办公室秘书科审核（如有修改，应征求起草部门意见）--法制室审核--分管副主任审核--秘书长审签--分管副市长签批--市长签发--办公室秘书科复核、印发。强调三点：一是一般情况下不要越级行文。二是各部门、各单位向市政府报送公文，除领导同志个别交办的以外，一般不要直接报送领导同志个人。凡是根据市政府领导要求向领导同志个人报送的公文，应附上领导同志原批示件，以便于市政府办收文后正确处理。三是不要多头报送公文。

最后，公文经领导签发完毕后，还要进行再次校核。一是看"五官"是否端正：版头、标题、主送机关、发方机关署名、成文日期有无问题。不要前面是政府文件，后面落款却是政府办。二是看"四肢"是否健全：即发文字号、密级、印刷版记怎么样，有无漏项。另外，还有份号、签发人、附件、印章、抄送机关、印发传达范围等8个部件，都要逐一检查。复核以后，就可以送印了。同时按照有关规定做好公文的管理、归档工作。