公司档案管理办法(第2/5页)

第五条档案保管期限分为永久（代号为"Y"）和定期，定期包括30年（代号为"D30"）和10年（代号为"D10"）

第六条档号编制方法

（一）管理类档案

全宗号－一级类目号－年度－保管期限代号－部门编号－件号。例：JIDJ－GL－2020－Y－BGS－0001

（二）合同档案

全宗号－一级类目号－年度－件号。例：JIDJ－HT－2020－0001

（三）建设项目档案

全宗号－"一级类目""二级类目"－项目代号－案卷号。例：JIDJ－JS05－0001－0001

（四）信息化建设项目档案

全宗号－"一级类目""二级类目"－项目代号－案卷号。例：JIDJ－XX01－0001－0001

（五）会计档案

全宗号－"一级类目""二级类目"－年度－案卷号。例：

JIDJ－CK01－2020－0001

（六）职工档案

全宗号－一级类目－员工编号－案卷号。例：

JIDJ－ZG－0001－0001

（七）实物档案

全宗号－"一级类目""二级类目"－年度－件号。例：

JIDJ－SW01－2020－0001

（八）声像档案

全宗号－"一级类目""二级类目"－年度－件号。例：

JIDJ－SX01－2020－0001

附件3

管理类档案管理细则

第一条编制目的

为规范公司管理类档案的归档管理工作，保证文件归档、整理的质量，根据《归档文件整理细则》（DA／T22－2015），结合公司实际，制定本细则。

第二条定义

管理类档案：公司各部门在经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等职能管理活动中形成的具有保存和查考利用价值应归档保存的管理性文件材料。

归档：将符合《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》（该表另行印发并定期更新）所规定的文件材料进行整理后移交给公司办公室集中保存的过程。归档是文件材料转化为档案的必要程序。

归档整理：根据文件材料有关特征和保存价值，对归档文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒等使之有序化的过程和方法。

件：归档文件整理和保管的单元。一件是指内容上具有完整性，实体上装订在一起，编目时体现为一条条目的材料组合。

第三条归档管理

（一）归档范围

1.归档范围详见《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》；凡属归档范围所列文件材料均应按规定归档，不属于归档范围的文件材料严禁归档。

2.办公室应根据企业的发展变化情况对管理类文件材料归档范围定期完善和调整。

（二）归档时间

1.管理类文件材料一般按年度归档，在次年第二季度（4－6月）内完成归档移交工作。

2.产权变动过程中形成的文件材料及机要文件材料，应随时归档。

3.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留存在个人手中的文件材料应及时移交归档。

（三）归档要求

1.归档实行承办单位和承办人负责制。

2.归档的文件应为原件，没有原件的归复印件并加盖单位印章，效用等同于原件。

3.归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。不得采用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写，不得采用PH值小于7的办公用纸，不得采用易生锈的金属装订材料装订文件，不得采用热敏纸，印章不得采用印台油。

4.电子文件归档应上传至档案系统并与相应的纸质文件保持关联性。

5.文件材料归档后不得更改。

（四）归档手续

1.各部门档案人员在归档文件材料整理完毕后填写《归档文件移交清单》，或通过数字档案馆形成移交清单，并将归档文件材料及移交清单移交公司办公室。

2.公司档案管理人员对归档文件材料及移交清单进行检查、核对，审核合格后移交人员、相关负责人和公司档案人员在《归档文件移交清单》上签字确认，完成移交手续。

3.审核不合格，公司档案管理人员应指出原因，归档部门整改后验收合格再履行移交手续。

4.《归档文件移交清单》一式两份，一份由公司档案管理人员归档，一份由移交部门档案人员保存。

第四条文件整理

（一）整理要求

1.归档整理应遵循文件材料形成的顺序，区分不同价值，便于保管和利用。

2.归档文件材料应齐全、完整、准确，已破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予复制，并将复制件附于原件后一并归档。

3.归档文件缺失应在备考表中说明。

4.文件材料幅面尺寸以A4为标准，超过A4幅面纸张应按A4折叠。

（二）整理单元

纸质文件材料以"件"为单元进行整理，具体表现形式：

单份文件；正本与定稿合为一件；正文与附件合为一件；文件处理件与正文合为一件；原件与复制件合为一件；转发文件与被转发文件合为一件；各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；会议记录以每次会议为一件（用记录本的，一本为一件）；编辑成册的会议材料为一件；来文和复文为一件。

（三）文件装订

1.文件装订顺序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其他文本在后；正文在前，文件处理单在后。

2.每件归档文件需要逐页编写页号，单份文件可沿用文件原有页号；组合文件按照文件分类排列顺序，在每页右上角（反面左上角）空白位置以自然数顺序重新编写页号。

3.较薄的文件采用档案专用不锈钢钉装订；较厚的文件采用线装法装订；已装订成册的文件，可保持原貌不变

4.文件装订时以左、上对齐为准。

（四）排列顺序

1.公司档案管理人员应按"年度－保管期限－主办部门"对归档文件进行排列。

2.归档文件同一年度应按照保管期限进行区分。

3.在同一保管期限下按照主办部门进行分类。

4.在同一保管期限，同一主办部门下按文件形成时间先后顺序排列。

（五）加盖归档章

归档文件应在每件首页右上角空白处加盖归档章，并填写文件的档号、归档部门及总页数。

（六）编制文件目录

1.公司档案管理人员应按年度逐年编制归档文件目录及封面。

2.归档文件目录包含：档号、责任者、文号、题名（文件标题。没有标题、标题不规范或标题不能反映文件主要内容的，由归档责任人根据文件内容自拟标题，外加"〔〕"号）、形成时间（以八位数字标注，如20200101）、页数、备注。

3.归档文件目录应按年度编制目录封面，包含年度、归档部门、归档文件统计等内容，与归档文件目录一起装订归档保存。

（七）文件装盒

1.公司档案管理人员对归档文件材料，按照档号顺序装盒。

2.不同年度、不同类别、不同保管期限的文件不得装入同一盒。

3.公司档案管理人员应填写档案盒封面、脊背所列相关内容。

4.公司档案管理人员应以"盒"为单元填写备考表，并在整理人一栏签字；办公室负责人在检查人一栏签字。

附件：3－1.归档文件移交清单

3－2.归档文件目录

附件3－1

归档文件移交目录

归档部门（盖章）：

序号

文号

责任者

题名

文件日期

页数

密级

备注

文字材料件；照片卷，共张；录音、录像盘。

移交部门负责人（签字）：移交人（签字）：

接收人（签字）：日期：

（注：此表一式两份，归档部门存一份，公司档案室归档一份。）

附件3－2

归档文件目录

序号

档号

责任者

文号

题名

形成日期

密级

页数

备注

会计档案管理细则

第一条为规范和加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》（财政部和国家档案局令第79号）、《会计档案管理办法》等，制定本办法。

第二条本办法适用于公司各部门和各单位。

第三条本办法所称会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条归档管理

（一）归档范围

1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证。

2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、其他辅助性账簿。

3.财务会计报告：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

5.采用电子计算机进行会计核算的，应当在保存打印的纸质会计档案的同时，公司信息中心根据信息化管理相关办法定期对财务数据进行备份。

（二）归档时间

1.公司当年形成的会计档案，在会计年度终了后由财务管理部门负责整理立卷，装订成册，编制"会计档案保管清册"（附件4－1）备查，并设置独立保管室临时保管三年。

2.临时保管期满由财务管理部门提交公司档案管理部门归档。如果该会计档案需经常调阅，可适当延长临时保管时间，但最长不超过五年。

（三）电子会计档案归档要求

1.形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。

2.使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

3.使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。

4.采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。

5.建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

6.形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

7.从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存。

（四）归档整理要求

1.会计档案档号编码规则由全宗号、单位编码、会计档案类型编码（附件4－2）、会计档案形成年度、保管期限、案卷号等六要素组成，其中全宗号、单位编码由档案管理部门编制、提供。