公司档案管理办法(第5/5页)

（一）领导小组职责

1.组织和指挥突发事件应急处置工作，决定启动和终止本预案。

2.做出决策，布置处置措施，派员现场指导，协调相关部门分工与合作。

3.做好突发事件的善后处置等工作。

（二）工作小组职责

1.监督检查物业相关部门的日常检查维护。

2.制定和完善档案工作应急处置工作方案。

3.突发事件发生时，第一时间向领导小组汇报，维持现场秩序。

4.在专业救灾部门到达前组织人员进行撤离，在可能的情况下采取自救。

5.组织力量对由灾害事故造成的受损档案进行抢救，并做好已疏散和抢救档案的安全保卫工作。

6.承办领导小组交办的其他事项。

第三条处置程序及要求

（一）应急准备

建立和完善应急组织体系，加强应急队伍建设，加强档案安全管理和突发事件有关知识的宣传教育，开展档案安全防护设备、应急救援器材的监督检查工作，防患于未然。

（二）预防预警

1.按照预防为主的原则做好日常预防、预测、预警、预报及应急装备、培训、预案演练等工作。

2.档案管理人员要定期对处置区域进行安全检查，重点处置区域每天检查，确保库区防火、防盗、监控等设备设施完好；监督物业相关部门对消防系统进行维护，使其保持良好状态。

3.对检查中发现的问题或安全隐患应立即向办公室主任报告；办公室主任接到有关报告后，应及时确定应对方案并向领导小组汇报，按照应急处置预案，做好应急准备。

（三）事件报告

1.报告程序：突发事件发生时，现场人员应及时向公司办公室主任报告，由办公室主任视情况确定启动应急响应等级并报告领导小组组长。报告可采用电话等形式，但随后应形成书面事件报告，报上级档案主管部门。

2.报告内容：（1）事件发生或可能发生的时间、地点、灾害类别、现场情况、影响范围；（2）事件发生的简要经过、结果，档案损失情况的初步估计；（3）事件原因分析；（4）事件发生后采取的应急处置措施及事件控制情况；（5）其他需要报告的有关事项等。

3.报告应实事求是，不得瞒报、缓报、谎报、漏报或授意他人隐瞒、缓报、谎报、漏报。

（四）事件等级

公司档案突发事件根据性质、严重程度和影响范围，分为Ⅰ级、Ⅱ级两个响应等级。Ⅰ级（重大突发事件）是指已经或可能导致档案或档案设施遭受损失，包括发生或局部发生地震、火灾、水灾、爆炸等引发的重大灾害事件或已出现档案被盗、损毁、泄密等事件；Ⅱ级（一般突发事件）是指库房出现焦糊异味，轻微进水、漏水、局部发生异常，设备设施出现一般故障等现象。

（五）应急处置

启动I级响应等级时，由领导小组组长及工作小组组长牵头组织、指导应急处置工作：

（1）及时向中控室报警，通知相关人员关闭库房电源；

（2）统一指挥、协调各有关部门；

（3）及时疏散滞留在处置区内的相关人员；

（4）档案人员应积极配合抢救工作，提供档案分布、库房结构等信息，协助维护现场秩序，开展力所能及的自救和现场安全保卫工作，防止次生、衍生事件的发生；

（5）救援力量到达后，档案人员应在专业人员指导下按照确定的档案抢救顺序抢救和转移、安置档案。特别是受水淹档案，要及时采取有效办法稳定档案状态，避免灾情进一步恶化；

（6）发生火灾时，本着小火自救的原则利用现有的灭火器进行自救，同时向工作小组相关人员报告。如遇火势不可控制时，立即组织档案室内的所有人员撤离后关闭房门，以免造成人员伤害，向工作小组报告后派人做好内保消防人员到场的引导。

（7）档案出现被盗或泄密事件，应立即保护现场，严禁无关人员出入，积极配合有关部门开展调查取证工作。

2.启动II级响应等级时，由办公室主任负责应急处置工作和调查工作：

（1）档案人员立即进行安全检查，协助安保部门排除险情；

（2）根据事故原因通知相关人员对设备和线路进行检查、维修、排除事故隐患；

（3）组织相关人员进行善后处置工作。

3.在抢救档案时，档案管理人员应协助专业救援部门按下列顺序转移和安置档案：管理类档案（永久）；会计档案；实物档案（证照类）；文书档案（长期）、科技档案（永久、长期）；声像档案；重要的档案检索工具。

第四条奖励与责任追究

对在档案工作突发事件应急处置工作中做出突出贡献的应给予表彰和奖励。对迟报、谎报、瞒报和漏报档案工作突发事件重要情况或玩忽职守、渎职、违法违规等的，依法追究相关人员责任。

附件9

档案利用规定

为充分发挥档案信息资源的价值和作用，为公司各项工作提供利用服务，同时在利用工作中确保特定档案信息的机密性，维护公司合法权益，根据上级有关规定，结合公司实际，做如下规定：

第一条公司档案利用主要用于公司内部活动，公司员工利用档案必须在本人工作范围内；外单位人员利用公司档案必须持本人所在单位介绍信，经公司档案分管领导批准。

第二条档案利用必须办理档案利用手续。

第三条在档案借阅过程中，利用者对档案原件负保护责任，对档案信息负保密责任，不得遗失、删改、剪贴、污损、勾画或拆散、转借。

第四条涉密档案只限于档案形成部门在档案室查阅，不准拍照、复印。若有特殊情况需要借出或复印档案，必须经档案形成部门负责人、办公室负责人、档案分管领导批准。

第五条利用档案时，应在公司数字档案馆中发起档案借阅申请，经本部门（单位）负责人和办公室负责人批准，必要时须经会签部门负责人及档案分管领导批准。特殊情况需要线下申请利用的，填写《档案利用申请表》（附件9－1），经相应负责人批准。

第六条利用申请批准后，利用电子档案可根据批准的权限，直接在档案系统中浏览、下载或打印，利用实体档案须联系档案管理员领取，并做好登记。

第七条如有档案泄密、丢失等情况应立即报告档案室，以便及时采取措施，对档案丢失者应根据情节轻重追究责任。

第八条借出实体档案时，应由档案员填写《档案借出登记表》（附件9－2），并由借阅人签字后方可借出。借出的实体档案应在规定时间内归还，不能按期归还的须告知档案室，并在《档案借出登记表》备注栏填写缓还时间及原因。

第九条档案归还时，档案员要先检查后注销所做借阅登记，对产生较大经济效益和重大影响的档案，要填写《档案利用效果登记表》（附件9－3）说明用途。

第十条未经审批，任何人不得擅自编辑、修改、公布、公开、传播档案内容。

第十一条会计档案利用按公司《会计档案管理细则》执行。

附件：9－1.档案利用申请表

9－2.档案借出登记表

9－3.档案利用效果登记表

附件9－1

档案利用申请表

利用部门／单位

利用者

利用时间

预计归还时间

档案类型

利用形式

用途

档号

内容

备注

审批意见

利用部门负责人意见：日期：

会签部门负责人意见：日期：

办公室负责人意见：日期：

档案分管领导意见：日期：

档案管理员意见：日期：

附件9－2

档案借出登记表

序号

借阅日期

档号

利用内容

数量

利用

部门

利用人

归还

日期

备注

附件9－3

档案利用效果登记表

利用部门

利用者

档号

利用日期

主要内容

用途

利用效果