档案管理办法

档案管理办法

第一章总则

第一条为加强对学院各类档案的管理，有效地保护和利用档案，为教学、科研和各项管理工作服务，根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学院的实际，特制定本办法。

第二条学院档案是指建校以来在教学、科研和学院党政管理等各项工作活动中直接形成的，经过收集、整理有利用、保存价值的各种形式的历史记录材料。

第三条学院档案工作要维护本院历史真实面貌的重要事业。应把档案工作纳入学院整体发展规划，列入议事日程，加强领导。

第二章领导体制机构设置

第四条学院档案工作由学院分管院长领导，业务上受省教育厅办公室指导。

第五条学院设置档案科，为科级建制，由党政办公室主管。具体负责学院档案建设、管理工作。

第六条学院的各部门要做好档案的收集、整理、立卷、归档工作，并确定适当的兼职档案人员，负责本单位档案工作。

第三章档案队伍建设

第七条学院档案科设专职科长1名，档案队伍实行专、兼职人员相结合。

第八条学院档案工作人员（含兼职档案员）认真执行党和国家有关政策和学院有关规章制度，严守纪律，保守党和国家秘密，刻苦钻研业务，熟悉本院历史和档案情况，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

第九条学院各级领导应为档案人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的工作、思想和生活。

第十条学院档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇，按国家及省的有关规定执行。

第四章经费、库房和设备

第十一条学院档案建设所需经费，列入学院预算，由党政办公室统筹安排。

第十二条学院遵循方便利用、安全保管、有利发展原则，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。

第十三条学院要有计划地为档案室配置必要的设备，逐步实现现代化管理。

第五章文件材料的归档、移交与接收工作

第十四条健全和完善归档制度，将档案工作纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围，做到应归档文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十五条各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作时，要同时布置、检查、验收、总结档案工作。

第十六条各部门实行文件材料形成部门和课题组立卷制度。立卷单位以党群系统和行政、教学系统所设置的中层机构为立卷单位。档案科负责指导立卷工作，在填写卷内目录之前，必须经档案科检查合格后再行填写。

第十七条各部门立卷时间，原则上要求：除教学档案按学年度立卷外，其余各类档案均按年度立卷，每学年形成的教学材料应于次学年度第三个月（即11月份）完成立卷工作。各部门立卷档案于每年3月前向学院档案室移交。

第十八条学院党、政领导同志已阅批完毕的文件材料，由秘书科定期（每年寒、暑假前各一次）清理、归档。

第十九条案卷归档原则上按以下要求办理：

（一）归档时间

1、凡能够按年度归档的档案材料，应于第二年三月底前归档。

2、按学年度归档的档案材料，应于次学年度寒假前归档。

3、科研、基建和专题性档案，应在完成并通过鉴定、验收后两个月归档。

（二）档案移交与接收手续

档案科接收档案时，应根据档案目录，与移交人共同清点，对重要的、机密以上的案卷，要逐页清点，经查对无误，方可办理签收手续。

（三）个别案卷若立卷单位需经常查用，可在归档后保留复印件以方便使用。

第二十三条凡由学院或部门与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十四条个人在其从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体形式的材料，须按移交给档案科集中管理，任何个人不得据为已有或者拒绝归档。

第二十五条学院档案室要注意对外征集与本院有关的有保存价值的各种档案、资料。

第二十六条对于调出及离、退休人员，在办理离校手续前，必须清还档案，没有档案室签字，人事部门不得办理调离手续。【来自：QQ群【藏经阁】，更多资料请联系QQ215425891"】

第六章档案的管理

第二十七条学院各类档案都是学院的重要财富，由学院档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务

第二十八条根据便于保管，方便利用原则，对档案进行分类、编号和排列。

第二十九条档案室对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，学院要为档案保护提供必要条件。

第三十条档案室库房应有严格的管理制度，要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防暴晒等设施；要有安全保密制度，定期进行安全检查，遇有特殊情况，应立即向学院主管领导报告，及时处理。

第三十一条档案的鉴定与销毁

1、档案鉴定工作在主管院长领导下，由档案人员与分管档案工作的负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，作出处理决定。

2、长期：凡在长期内需要查考利用的档案，列为长期保管。包括学院形成的和上级部门发的与学院有关的重要材料。保管期限为16至50年左右。

3、短期：凡在短期内需要利用的档案，列为短期保管，期限为15年以下。

第三十二条档案的统计

1、每年年终对档案的收入、移出、库存量、档案的利用等情况进行统计。

2、依有关规定，向省教育厅呈报有关本院档案工作基本情况统计报表

第七章档案的利用与开放

第三十三条学院档案设立供查阅档案资料的阅览室，积极开展利用工作，开展档案编研，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第三十四条查阅档案，必须遵循下列规定：

1、本院职工因工作需要查阅档案者，凭部门出具的查阅申请。院外单位或个人，须持有单位介绍信、身份证，可查阅属于开放范围的档案。

2、对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案，须党政办主任签字。

3、对于重要、珍贵的档案资料，不提供原件，如需要须经党政办主任批准。

4．本院校友要求利用档案，持有关主管部门介绍信、身份证则可查阅。

第八章处罚

第三十五条对于违反《档案法》的行为，由学院根据国家《档案法》的规定予以处罚，并报省教育厅办公室备案。

第九章附则

第三十六条本办法自发布之日起执行，由党政办负责解释。