公文处理学习研讨班讲座发言稿

公文处理学习研讨班讲座发言稿

今天，很高兴有这么个机会和xx的同行们共同探讨、交流公文处理方面的有关问题。此时此刻我有两点突出感受：一是见到很多同行，大家年富力强，很有活力，今日一见，分外亲切，倍感高兴;二是自己心里有点忐忑。大家知道，公文工作虽很重要，但它不同于文学创作，讲起来难免枯躁乏味。况且在座的诸位都是这方面的高手，有丰富的公文工作经验，不少同志听过省办、中办专家的讲课，我恐怕讲砸了，浪费大家宝贵的时间，破坏了您的好心情。然而和基层部门办公室系统搞好交流，也是我们应尽之义务，同时对我们来说也是一次难得的学习机会。所以，讲好讲坏，是水平问题，但讲与不讲，是态度问题。于是，今天我就斗胆前来献丑。这里，我是卖力地去讲;您呐，就凑合着去听。不过，我"白水煮挂面-有盐(言)在先"：能坚持您就尽量坚持，实在忍受不了，可以到外面透透气、抽抽烟、聊聊天，都行!别不好意思。我择其要而言之，尽量讲得快些，争取三个小时结束战斗。中间如需要休息大家告诉我一声。

闲言道罢，书归正传。公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。党和政府机关实施领导职能，有多种方式和手段，如召开会议、调查研究、现场办公、直接指挥等等，但最普遍、最简便、最有效、最常用、最规范的是发布公文。公文在党委政府机关工作中起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。从公文中可以明显看出一个地方、部门的工作水平，可以影响到对一个地方、部门工作情况、班子能力及其他方面的评价，更重要的是影响到党和国家的方针政策能否及时准确传达贯彻和有效地执行。所以说，公文处理工作是整个机关工作的重要枢纽，具有不可替代的重要作用。办公室工作无小事，公文处理无小事。而公文拟制工作，更是重中之重。这里，我主要就公文的种类、格式、起草、修改、校核等五个方面须注意的问题和同志们共同探讨一下。

一、公文种类及特性

1、公文的起源。公文历史悠久、源远流长。可以说，公文是随着阶级、国家的产生而产生，随着社会的发展而发展的。我国从汉代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、状等，平行文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、令、谕、旨等。辛亥革命废除了旧公文，1934年国民政府颁布了新公文程式。新中国成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年(5月3日)，先后多次对党政公文处理作出规定，党的机关和国家机关公文处理工作逐步走上了科学化、制度化、规范化的轨道。

2、公文的涵义。公文是公务文件或公务文书的简称，人们习惯上又把它叫做"文件"。用一句规范的话说：公文是党政机关、企事业单位以及群众团体用来处理公务活动的一种具有特定格式的文字材料。

3、党的机关公文。党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

4、公文种类。所谓公文种类，一般是指出公文制发机关根据公文的内容，性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。

对文种可以作广义的理解和狭义的理解，即通常所讲的泛指和特指。从广泛义上理解，公文包括的面很广，分类也比较繁杂，可以说是内涵丰富，外延广博，称得上车载斗量，不胜枚举。

按照制发机关和适用范围标准来划分，公文分为：

党政机关公文(14种)：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要;

政府行政公文(10类15种)：命令、指令，决定、决议，指示，布告、公告、通告，通报，报告、请示，批复，函，会议纪要。

经济公文：经济规划、经济合同、可研报告、协议书、意见书、招标通告、产品说明书、广告等;

司法公文：立案报告、通缉令、提请批准逮捕书、破案报告，公诉书、判决书，刑事诉状，民事诉状，刑事裁定书、民事调解书、公证书、辩证词等;

外交公文：国书、换文、公报、声明、条约、协定、照会、备忘录等;

军事公文：命令、通令、通告、作战方案、演习方案等;

科技公文：科技任务书，科研报告、科技成果报告，鉴定证书，实验报告，专利说明书(请求书)等。

除上述专用文种外，还有通用文种，也就是在全国党政军机关的群众团体、企事业单位以及社会普通适用的文种，如计划、总结、开幕词、闭幕词、倡议书、贺信、贺电、简报、章程、制度、公约、守则、汇报提纲、传达提纲、悼词、唁电等等。

今天我们着重说的文种，是狭义上的文种，特指党的各级机关使用的文种(14种)，是我们实际工作中常用的重要文种。

5、公文的特性。公文与一般文章相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言。其主要特性有6：⑴政治性。作为党和国家的运转工具，其内容、服务对象都带有鲜明的政治特色;⑵政策性。经常体现为一定的方针政策，指导工作和日常生活;⑶权威性。带有明显的权威色彩和很强的约束力;⑷实用性。行文针对性强，与实际工作和生活密切相关;⑸稳定性。其写作方法、格式和用语在长期工作实践中逐步形成一种固定的程式;⑹广泛性。内容涉及面宽、使用公文的领域广，各行各业都离不开公文，公文已经成为人们生活、工作中不可或缺的因素。

二、公文格式

公文格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。公文是给人看的。因此，就要设法使人愿意看，并看得懂。一件公文，不仅要观点正确，内容真实，条理清楚，文字精练，而且要格式规范，结构合理，页面整洁，标识齐全，给人以清新悦目的感觉，吸引人阅读，便于处理，否则，就无法很好地发挥公文的效用。

目前党委办公厅系统正在进行的公文规范化工作，对公文格式看得很重。在此方面我市比较落后，存在的问题较多。如：有的公文红头大小不一，字体设计粗糙;有的发文字号、机关代字的使用不科学、不准确;有的标题用字不规范，有用三黑的，有用二宋的，还有用楷体、隶字和行草体的;有的上行文不标注签发人，有的下行文、平行文却注标签发人;公文用纸大小不一，装订质量不高;在文排方面，有的未落实每页20行、每行25个字的要求。另外，在文种使用、主题词标引、发文时间和印发传达范围的标注等方面，都还存在不规范的问题。下面，按照《条例》规定，我简要给大家谈一谈在这些方面应当注意的问题。

《条例》第八条从17个方面规定了党的机关公文的格式："党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、发送机关、印刷版记组成。"由于时间关系，这17项不一一细讲，挑几项讲一下。

(1)密级。即公文的秘密等级，分为"绝密、机密、秘密"三个等级。它标注于版头左上角、份号下方位置，用三号黑体，第一个字同正文左边取齐，当中空一个字的间距，如"机密"。按照国家保密局有关规定，密级后注明保密期限，如"机密★年"。但考虑到党的机关公文涉主的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因此，《条例》中未提及保密期限问题。在省委办培训班上，我就这个问题请示省委办的同志，他们的意见是，如果需要，可以找保密局帮忙标上;若未标保密期限，则按《条例》第37条规定执行。即"公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。"

(2)紧急程度。是对公文送达和办理时间的要求。紧急文件应分别标明"特急"、"加急";紧急电报应分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。《条例》未对紧急程度的标准位置作具体规定，所以，除个别情况外，一般不标紧急程度。如有的文件确实很急，可在文件上盖"特急"、"加急"章。如确需在公文上标注的，省委办公厅认为应标注在份号下边，与密级并排列出，中间加一个圆点相隔。

(3)发文字号。由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺一不可(用4号仿宋)。需要请大家注意的问题是：机关代字要准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用，发文年度要用全称，并且用"〔〕"(六角括号)括起来，不能能"()"或"〈〉"、"[]"括号。发文字号在大红字与红线之间居中稍偏下，用四号仿宋表示，文号之间应空半格，如"濮发〔2000〕5号"正确表示是"濮发〔2000〕5号"。在使用"请示"、"报告"等文种，需标注签发人的，发文字号则标注在红线之上左方位置，签发人则标注于红线之上右方位置。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。

(4)签发人。《条例》规定，上报公文应在发文字号右侧标注签发人姓名，这主要是强调领导负责制，体现公文的严肃性和领导人对公文的负责性。要注意三点：一是只标姓名，不标职务;二是联合行文，要标明联署单位签发人的姓名，不能只标其中一个单位的签发人;三是签发人姓名后不必加"已阅"、"同意"等字样。

(5)标题。是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文机关名称、公文主题(事由)和文种三部分组成。有时也有省略发文机关名称的情况(如标题过长时省略)。标注于红线之下居中排列，用二号宋体(加粗)，一般不用标点(书引号除外)。标题下面如有时间，应用三号楷体。公文标题一定要准确、鲜明、简炼，排列整齐、美观。

(6)正文。是公文的主体和核心所在，用来表达公文的内容，位于标题或主送机关下方。一般用三号仿字体，每段的首行空两个字，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款(应尽量避免)，为维护公文的完整性，应在末页第2行注明"(此页无正文)"。文件若是转发通知，转发通知部分用三号楷体，后边转发的内容部分仍用三号仿宋。正文中的序号应当按照一、(一)和1.等顺序排列，序号后面的标点应是：一后为顿号，(一)后不用符号，1后为小圆点(中办)或顿号(省办)。

(7)附件。是正文的补充材料或参考材料。若带省附件，应在正文之后，落款之前写明附件的名称，并与主件装在一起。有的在正文中涉及附件内容处，加括号注明"见附件"或"附后"也可以。另外，印发规章或批转有关部门的报告，其中的"规章"和"报告"不属附件，而是主体的一部分，其内容应视为正文。

(8)发文机关署名。也叫落款，和"抬头"是对应的，位于正文末页的右下方，凡有主送单位的公文必须有落款，不能以标题中的发文机关代替落款。落款最后一个字同正文倒数第5个字取齐，中间应当空半格，如"中共濮阳市委"应当表示为"中共濮阳市委"。

(9)成文日期。一般署会议通过或领导人签发日期。联合发文，则以联署机关最后一个签发日期为准。特殊情况署印发日期。要用年、月、日全称，位于落款右下方，日期最后一个字同正文部分倒数第2-3个字取齐，并于落款单位第2或第3个字取齐，时间(阿拉伯数字)与年月日之间应空半格，正确表示为"2000年9月5日"。决议、决定、条例、规定、意见等不标明主送机关的公文，成文日期加括号(用3号楷体)标注于标题下方居中位置。

(10)印制版记。也叫印发说明，包括印发机关名称、印发日期和份数。注意：①如翻印，要在下行注明;②不能标打印、校对人员姓名;③不能部门要文号印刷，就标上部门为印制单位。

三、公文起草

公文起草是公文形成的第一步，是公文处理工作的"始发站"，具有很强的政治性和业务性。这方面的内容很多，简要介绍五点(即步骤、方式、准备工作、基本要求、修改)。

(一)公文起草的步骤

(1)领受任务;(2)调查研究;(3)拟出初稿;(4)协调修改;(5)报请审批。(大家都清楚，不再细讲。)

(二)公文起草的方式(5)

(1)办公室起草。公文起草是办公室的一项重要任务和经常性工作，是为党委领导工作服务的一个重要方面。特点：一是起草的内容广，综合性强，涉及党委工作的各个方面;二是起草的公文种类多，从重要批示性文件到简单事务性文件，从讲话稿到信函等，都要去办;三是起草时限往往比较仓促，有些文稿说要就要;四是起草的有些公文影响较大，一些重要公文和紧急公文，常常事关全局。办公室起草公文，具有一定的有利条件，主要是靠近领导，了解领导意图和全局情况;不利条件是对某些方面或专业性问题不够熟悉，有些紧急公文常常缺少较为充裕的调研和准备时间。所以，工作中要注意扬长避短。

(2)部门起草。即部门主管范围内的工作需要党委办公室行文时，由部门代为拟稿。这是部门应尽的职责和义务。优势是：情况较熟，研究较深，较易抓住问题的要害，提出可行的解决办法。不足的是有时带有局限性，容易强调本部门工作的重要，而对其它方面的问题照顾不够。

(3)联合起草。部门主管范围内的工作需要党委办公室行文，涉及两个以上部门时，由一个主管部门牵头共同起草。

(4)组成起草小组起草。起草特别重要的公文用此形式。如党代会报告等(如十六大报告，由胡锦涛同志任起草组组长，组织各路好手，历时一年零两个月，做了大量艰苦细致的调查研究、起草修改工作，拿出了高质量的报告，体现全党的意志、代表了全国各族人民的愿望，成为我党在新世纪新阶段的政治宣言和行动纲领。省市县党代会报告，一般都采取起草组的方式)。

(5)领导亲自起草或主持起草。这有助于加强领导工作和保证公文质量。写作，历来被认为是"经国之大业，不朽之成盛事"。古今中外，很多政治家都高度重视自身的文字修养。唐代公文有严格的"职述"和"代拟"规定。"职述"就是担任某种职务的官员，必须亲自动手撰写与其职务相称的公文，不得假手他人，如有违例，轻则贬官，重则治罪。在以科学、法治、人本为主要特征的现代社会，写作更是一项高素质领导干部不可或缺的能力。小平同志这样说过："实现领导最广泛的方法是用藏经阁。用笔写出传播就广，而且经过写，思想就提炼了，比较周密。所以用笔领导是领导的主要方法。"中央指出："各级领导干部亲自动手起草重要文件，这不是技术性的问题，而是领导工作中的原则性的问题。现在重申这一原则，是在新的历史条件下提高党的各级领导干部的认识能力和领导能力，改善和加强对社会主义现代化建设各项事业领导的一项重要措施。"领导同志亲自起草或主持起草公文时，办公室和有关部门要积极做好服务工作。

(三)公文起草的准备工作

1.明确发文目的。定位不准，累死三军。作为领导要交待清楚，作为撰稿人要问清楚起草公文的目的，即主题。如公文的基本观点是什么?需要解决的主要问题是什么?发文的依据是什么?发文的范围有多大等等。做到任务明确、方向清晰，防止在主要观点和内容上偏离要求。

2.认真领会领导意图。领导交待任务和意图，往往是原则性的指点，只能是粗线条的轮廓，因而，起草人还要进一步开动脑筋、周密思考，深刻领会领导交待的精神实质，融会贯通，使领导交待的意图深入化、具体化和条理化，进而变成自己的思想，用自己的语言表达出来。有句话说得好："领会上头，摸清下头，两头一碰，才有写头"。

3.收集整理有关材料。常言道：巧妇难为无米之饮。公文起草更是如此，来不得半点杜撰和假想。要通过查阅资料、调查研究，收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料，通过有关材料表现公文的思想观点。

另外，要注意平时的积累。要养成勤奋读书、阅报、看文件、记笔记和思考的好习惯，对一些重要文件的关键段落要能够背诵，对文件格式和主要公文的写作特点要熟烂于心。只有厚积薄发，任务来时才能不慌不忙，一挥而就。汉字约有6万字，常用的只有3000多字，一些词语、成语要常读读、看看，用时才会信手拈来。人脑不怕用，就怕空。其记忆力的容量是无比巨大的，相当于全世界图书馆的信息储存总量，是数字计算机的100万倍。只要用心，积累大量的语言材料丝毫没有问题。大家都知道，省委办公厅对办公室中层以上干部提出的目标要求有三条：一是政策水平达到同级服务对象所要求的水平;二是政治理论水平达到同级党校讲师以上的水平;三是对全局情况了解和掌握程度达到同级综合部门的水平。要达到这个要求，不勤奋学习，不认真钻研，不积累大量的知识，那肯定是不行的。

(四)公文起草的基本要求(9)

1.公文起草要符合党和国家的路线、方针政策和法律法规。这是首先要遵循的原则，也是在公文起草中贯彻讲政治的要求，同党中央保持高度一致的问题。党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，是我们进行各项工作的依据和准绳，也是起草公文的依据和准绳。如果制发的公文不符合党和国家的路线、方针、政策，那就会造成严重的后果。办文人员一定要把握政策规定，要有政治头脑，有政策水平，特别是对一些敏感问题、带有倾向性的问题，要有自己正确的主见，不能人云亦云、随波逐流。

2.要符合上级机关的有关指示、规定

下级服从上级，全党服从中央，是我们党的民主集中制原则。公文起草工作中也必须贯彻这一原则，各级机关起草的公文必须符合各自上级机关的有关指示，而不能脱离或违背上级机关的指示。一般来说，上级机关比本机关更为熟悉党和国家的方针政策，更能把握全局，因而它的指示对下级机关具有较强的针对性。所以，各地、各部门起草公文，不但需要研究党和国家的有关政策，法规，而且还要了解研究自己上级机关的有关指示，并同本地、本部门的实际结合起来。

3.要同现行有关公文相衔接

一是在同一个问题上，各有关公文不能相互矛盾，以免执行者无所适从。《条例》规定，"部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文"，就是为了防止相关公文之间发生"打架"。二是当根据新的情况需要对现行公文的有关规定作出某些改变时，就制发的公文要以适当形式有所交待，说明。

4.要完整、准确地体现发文机关和领导同志的意图

这是公文特殊性的具体体现，是做好公文处理工作的基本要求。公文与一般文章相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言，能否把握住这"五特"，决定着公文写作的成功与否。而这"五特"是行政活动有相当大的关系，行政目的决定行文目的，也决定了公文的特定关系，是行政特征所派生的。因此，在动笔写作之前要准确把握行政目的和行文目的，头脑要尽快"定位"，把自己放在特定的制发主体位置上，根据特定读者的情况，紧紧围绕主题内容，遵循规定的格式去写，也就是进入角色、找准感觉。有人总感到提笔难以下手，说起来就是思想盲目，不知谁云、对谁云、为何云、云什么，其原因就是没有准确"定位"。因此说，在公文写作之前自己要很好地"定位"。要注意把握两点：

一是要"号准脉膊"。要准确把握发文机关对某事物的基本态度，抓住要义，对于提倡什么，限制什么，支持什么，反对什么，一定要旗帜鲜明;对于必须怎样做，不能怎样做，出现何种情况怎么办，一定要明确具体，不能会糊不清，模棱两可，也不能一味宣讲道理谈原则。现实中我们见到有的公文用五分之三的篇幅讲道理。如果公文没有明确意图，缺乏个性，内涵不清，就成了"空文"。这样的公文还有什么实际意义呢?它甚至会给正常工作带来干扰。

二是要"出以公心"。公文姓"公"不姓"私"，有的公文以领导人署名发出，但并不是领导人以私人身份，而是以机关代表的身份行文，体现的是发文机关领导集体的意图。公文起草人必须切实注意，绝不能凭个人好恶在公文中掺杂个人感情及小集团的私利，不能主动地把自己的想法当成机关的意图。要仔细了解和听取领导的意见和要求，学会"换位思考"，"不在其位，学谋其政"，从领导角度和工作大局来认识形势、分析问题、提出对策。

5.要全面、准确地反映客观实际情况

关键是突出"三性"，即全面性、准确性、客观性。

所谓全面性，就是对反映情况的"量"的方面的要求。即要包括事物的各个方面和各个部分的情况(现状、历史、发展趋势等等)，不能以偏概全，也不能报喜不报忧。

所谓准确性，就是对反映情况的"质"的方面的要求。就是反映的应是体现事物的实质和规律性的情况，而不只是某些表面现象，更不能是虚假情况。

所谓客观性，就是反映的是客观存在的实际情况，而不是主观臆造或故意编造的东西。不能搞"科学幻想"或"文学创作"，随意修饰，笔下生花。

只有全面、准确、客观地反映实际情况，才能对问题作出正确结论，找到解决问题的有效办法，公文才有说服力，才能够发挥应有作用。

6.提出的政策、措施要切实可行

这是公文的核心问题，必须慎重对待。因为发公文总是为了解决一定的问题，所以公文中有关解决问题的政策、措施，就很自然地成为公文的主体和关键所在。具体政策、措施归纳起来，基本上是两类。一是属于行为规范方面的，主要是指：什么事，要怎样做，不能怎样做，违反了怎么办等。二是属于物质条件方面的，主要是解决人、财、物的问题。解决问题离开必要的政策、措施是空谈，空谈是要误国的。但如果提出的政策、措施要求过高，也难以实现。所以公文中提出的政策、措施一定要切实可行，办不到的不要说、不要提，否则会出现麻烦。

7.表述要准确严密

怎么样做到"表述要准确严密"呢?主要须把握5点：

一是观点明确。主题要鲜明突出，提出的各种主张、意见、要求、措施等，都要清楚明白。

二是条理清晰。公文中涉及事项多、内容较复杂时，要按照逻辑关系分成若干部分，依次进行表述。不要搞成一团乱麻。

三是内容充实。不仅要有明确的观点，还要有丰富的材料和充分的论据。以增强说服力，使人不仅知其然，而且知其所以然。

四是结构严谨。这里说的结构，指的不是公文的外在形式方面的结构，指的是公文内容上各个部分的安排问题。公文的结构，包括如何开头和结尾，怎样安排层次和段落，以及如何进行过渡和照应等。公文的开头以朴实、平直、开门见山为特色，结尾以自然果决为特色。公文由一层意思转到另一层意思，由总述到期分述或由分述到总述，由叙述到议论或由议论到叙述，都需要采用适当的过渡形式。根据情况，可以用过渡词过渡，如："综上所述"、"由此可见"等;可以用过渡句子过渡，如"现将有关情况报告如下"等;有时也可以用过渡落过渡。通过过渡承上启下，使文意须畅自然。公文的照应，指的主要是公文内部相互衬托、呼应，如开头与结尾相照应，题目与正文相照应等，以此加强公文各部分的联系性，增强表达效果。总之，公文的结构安排是一个重要问题。比方做衣服，没有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至会把衣料给毁掉了。起草公文也一样，即使有了必要的材料，如果结构安排不好，仍然写不出好的文稿来。这一点要引起重视。公文开头、结尾和中间各层次、各部分要安排有序，严密紧凑，使全文形成一个有机的整体。公文结构安排的原则是：(1)联系性和层次性。即一篇公文的各个部分或段落之间，应当按照它们内容上是否属于同一层次进行安排，不要把没有联系和属于不同层次的内容并列在一起论述。否则就会造成条理还不清、层次混乱。如公文拟制与起草工作就不能并列论述。(2)专一性和完整性。即公文的每个部分或段落内部，应保持有关内容的专一和完整。就是既不要把不同内容的拉到同一部分或段落里来，也不要把同一内容的分散到不同的部分工落中去。如有的报告，前边部分已讲了成绩，后边讲经验时又讲成绩，不必要的重复，造成结构的不严谨。

五是表述准确。要用最准确的语言、最精炼的文字来表达本机关的意图，观点、论述都要客观准确。防止疏忽漏误，避免发生歧义，尤其涉及政策性较强的公文，更要注意这个问题，防止读者误解，在政策执行中产生混乱，造成政治、经济上不必要的损失。因此在表达手段上，主要用叙述、说明、议论，不得使用含糊不清的概念，不得使用模棱两可的双关语，不得使用描写、夸张、比喻、讽刺、虚拟、幽默等修饰方法。

8.要注意行文关系和行文方式，合理使用文种

行文关系有三种：一是上下级之间领导与被领导的关系;二是上下级之间业务指导与被指导的关系;三是平行机关或不相隶属机关之间的关系。与上述行文关系相联系，根据不同的行文对象和工作需要，可以采取不同的行文方式：即上行文、下行文、平行文、联合行文及受双重领导的机关的行文。

文种格式和规范既是公文的"包装"，又是公文的规矩。如何选择使用适当的文种格式是机关文字工作中常常遇到的问题。许多同志在文种的选定上不很清楚，这样在无形之中弱化了行文目的和中心思想的表达效果，也使工作带来了不便，影响了公文的严肃性、准确性。因此正确选择文种格式是机关文字工作的基本要求。

日常工作中，我们常常遇到一些公文文种格式和规范错误(大都是对文种的用途、使用资格、行文特点及其效力认识不清，概念混淆，选用原则掌握不好所致)。

一是规范文种中常有"报告"与"请示"两者混淆。在运用"报告"与"请示"两种规范性公文文种时，应注意两者的区别。一般来讲，"报告"与"请示"有两个共同点、四个不同点。共同点是：(1)两者都是上行公文，即由下级向上级行文。(2)两者都是用于反映情况。其不同点是(1)"报告送达上级后，上级可给予批复，也可以不批复。但"请示"必须给予批复或答复。(2)"报告"的发送时间可以在事情办理或发生之前，也可以在办理之后。但"请示"必须在事情办理之前。(3)"报告"可以同时报告若干情况或事。但"请示"必须一事一文，否则由于上级分管的部门不同，多事一文无法办理或答复(用于口头汇报用的汇报稿例外，但事后必须正式行文。)。(4)"报告"可以向上级主管部门行文，也可向上级领导人或非主管部门报告，但"请示"必须向上级直接主管部门行文。总之，报告和请示是明显不同的。千万不能混为一谈。否则就会延时误事出问题。(如南阳"清官祠"事件。其他原因不讲和办公厅(室)工作不到位是有直接关系的。南阳市委、市政府转发卧龙区的一个报告，里面加杂请示事项。秘书部门按照办文规定，把此件作为一般性报告分送给了领导，致使没有一个领导批示，酿成重大政治事件，教训十分深刻)。规范性公文应用中，还存在"决议"与"决定"、"通告"与"公告"、"函"与非规范公文"便函"等概念不清，使用混淆的问题。