关于开展行政办公管理检查活动的通报

关于开展行政办公管理检查活动的通报

为了认真开展"制度执行年"活动，全面提升行政办公管理水平，根据年初工作安排，集团公司自5月15日至6月30日，在全省范围内开展了行政办公管理检查活动。通过检查，发现了风险隐患，查找到问题不足，总结了经验做法，完善了相关工作，达到了"边查边改边完善"的效果，有效推动了行政办公管理工作。现将有关检查情况通报如下：

一、检查基本情况

此次行政办公管理检查活动是按照《关于开展行政办公管理检查活动的通知》文件要求，由集团公司统一组织，由各所属企业具体负责，通过听取汇报、查阅资料、问询情况、实地察看等方式，对档案、印章、保密、证照、办公自动化等重点工作进行了检查，检查覆盖面达到了100％。从检查的总体情况看，各级机构基本能够按照集团公司的要求组织开展检查工作，具体有三个特点：

一是思想重视。各级机构均认识到行政办公管理检查活动的重要性，加强组织领导，制定检查方案，不仅对检查活动的时间、范围、方式、程序、内容、检查组人员构成做了统一安排，并结合实际，从严、从细、从行政办公管理条线的各个环节和流程入手，认真做好自查、抽查和整改各阶段工作，排查出了存在问题和风险隐患。

二是检查到位。各企业认真履行检查职责，严格按照《行政办公管理检查打分表》，对辖内机构行政办公管理工作情况开展了全面检查，做到了"发现一项、登记一项、督促一项"。其中：××企业针对检查中存在的问题下发事实确认书和整改意见书，对于违规责任人员给予违规记分；××企业在自查基础上，组织开展了县级机构的交叉检查，交流了工作经验。

三是整改及时。为了真正达到整改提高的目的，各地市对检查出的问题进行了整改，通过对问题的分析、总结、改进，达到了预期效果。截止目前，各企业已经着手对能够整改的问题进行了整改，对档案硬件设施不达标等不能立即整改的问题，也制定出详细的整改任务和时间表。

二、存在的问题

通过检查发现，各级机构能够按照"制度执行年"的活动要求，扎实开展印章管理、公文处理、保密工作、证照管理、办公自动化等各项行政办公管理工作，总体呈现出"制度健全、管理严格、流程有序、操作合规、扎实成熟"的特点，为全集团高质量发展提供了强有力的工作支撑和后台保障。但是，从检查出的问题来看，一些风险隐患还需要在下一步的工作中逐步完善。

（一）档案管理

一是档案室硬件设备不达标。受办公条件限制，部分县级行社没有专用的档案室，密集架、计算机、打印机等设备配置不全，防潮、防鼠、防虫等安全设施不完善。二是档案登记簿使用不规范。一些档案文件的借阅、移交登记簿记录不完整、不全面。三是档案资料整理不规范。部分企业的档案资料未及时整理排列上架，没有对电子文件进行存档整理。四是档案管理人员不到位。一些企业未设置专（兼）职档案管理员。

（二）印章管理

各级机构虽然建立了印章管理制度，但一部分企业在管理中还不够严密、科学，存在瑕疵和纰漏，部分企业《印章使用登记簿》和《印章交接登记簿》要素不全，登记不全，有些还存在多个登记簿混用的现象。

（三）公文处理

部分企业存在公文核稿质量不高，收文不及时，文件办理效率不高、责任不明确、保密意识淡薄等问题。

（四）保密管理

一些企业对保密工作认识不到位，虽然逐级签订了《保密承诺书》，但未能有计划地开展保密宣传教育工作，有的单位相关职能部室未设立保密员；有的单位秘密文件复印、收发、分送、借阅、移交、销毁等未登记造册；有的单位涉及商业秘密的保密期限未按规定的标注方法进行标注、管理和登记备案。

（五）证照管理

各级机构高度重视证照管理工作，能够及时做好证照的申领、变更、登记、管理工作，但是一部分企业没有明确证照管理的部门及岗位职责，存在证照使用不规范，证照年检变更不及时等问题。

（六）信息披露

各级机构能够定期做好信息披露工作，并确保披露内容真实、有效。但是部分企业存在信息披露不及时、不完整，未按相关要求进行公开等问题。

（七）内控建设

一些企业内控制度建设过多地依赖上级机构，内控制度建设不主动，缺乏内生动力，真正结合自身实际制定的较少，导致部分规章制度更新不及时，内容不科学，执行力不足。

三、工作要求

一是提高思想认识。开展好行政办公管理工作是建设"两型机关"的重要基础，各企业要高度重视，认真开展行政办公管理条线的各项工作。要切实对照集团公司的制度规定和有关要求，结合自身实际，充分发挥好行政办公管理保障机关正常运转的枢纽作用，特别是对于印章、证照等重要岗位、重点环节和重要人员，要加强管理，强化排查，严防风险隐患。

二是健全规章制度。认真落实集团公司行政办公管理条线的各项内控制度，并对照"制度执行年"活动要求，对本单位现有的内控制度进行健全和完善，存在漏洞的要尽快补充，制度缺陷的要尽快跟进，不合时宜的要尽快清理，要加快工作进度，建立起一套程序完备、流程规范、符合实际的规章制度，确保行政办公管理工作职责明确、有规可依。

三是抓好队伍建设。持续加强办公室人员的培训教育，定期举办档案管理、公文写作、印章管理、保密管理等专项业务学习，不断提升办公室工作人员的素质和能力，切实提高相关人员的保密意识和沟通协调能力，确保全集团行政办公管理工作的科学化、规范化和效率化。

四是做好后续整改。各企业要加强组织领导，以此次检查活动为契机，针对工作中存在问题和漏洞，开展再检查、再分析、再整改，做到分析研究到位，制定措施到位，整改落实到位，确保行政办公管理工作合规高效。针对检查出的各类问题，要由分管领导牵头，办公室具体负责，做好后续整改工作，争取在短时间内完成整改。

五是定期开展检查。狠抓行政办公管理工作各项规章制度的落实执行，强化检查监督，持续开展各种检查活动，通过自查与抽查相结合，常规检查与重点检查相结合，定期检查与突击检查相结合等方式，重点对档案管理、印章管理、公文管理、保密管理等各项工作开展检查，及时发现并解决行政办公管理中存在的不足和问题隐患，严防管理漏洞，确保合规管理。

六是严肃问责追究。对于行政办公管理工作薄弱，风险隐患大，整改不力，导致形成责任性事故和事件的，要按照有关规定追究相关责任人责任，并严肃处理。