印信管理制度

印信管理制度

1.总则

1.1目的

公司印章是企业合法存在的标志，企业权力的象征。为了公司印章安全、规范的使用和管理，有效维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本制度。

1.2定义

本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威性而使用的印章。

1.3适用范围

适用于集团公司本部印章、介绍信的使用管理。各子公司依据集团公司印信管理制度，制定本单位印信管理制度。

2.职责

2.1行政人事部

2.1.1负责企业法人印章、法定代表人印章、总经理印章的刻制及管理。

2.1.2负责介绍信、法人委托书的使用及管理。

2.1.3负责公司下设职能部门行政印章、及各类专用章（合同专用章、财务专用章、业务专用章等）的刻制。

2.1.4负责所有电子印章的制作、变更、销毁及备案工作。

2.2党群工作部

负责党委、共青团及下设机构、总支、支部印章和党委书记印章的刻制及管理。

2.3工会办公室

负责工会及下设分会印章和工会法定代表人印章的刻制及管理。

2.4审计监察部

负责纪委印章的刻制及管理。

2.4各职能部门

2.4.1负责本部门印章的管理。

2.4.2法律事务部按照《合同专用章管理办法》负责对"合同专用章"管理。

2.4.3财务部负责"财务专用章"的使用管理。

2.4.4钢加公司负责"业务专用章"的使用管理。

2.4.5印信管理部门应建立印信使用登记台账，公司法人印章、党委印章、纪委印章、工会印章、团委印章及合同专用章、财务专用章等印章，必须有具体负责人。加盖印章，须履行OA审批程序，并填写印信审批单（附件3），经负责印章管理的部门负责人审签，重要事项须经法律事务部等风险部门出具审核意见，该事项有审批权限的领导审签后方可盖章，确保印章使用范围与审批签字许可范围一致，并做好印信使用登记工作，经办人进行登记签字。重要事项印信管理部门应保留备份并定期归档，以备核查。

3.印信的种类

3.1法人印章：即"某某有限责任公司"印章，以及钢印，用于加盖各种证件，等同于正式法人印章。

3.2党群机构印章。

3.2.1党委印章，即"某某有限责任公司委员会"印章，企业党组织下设党委总支、直属支部印章等。

3.2.2工会印章即"某某有限责任公司工会委员会"印章，工会下设基层工会印章；工会所辖和牵头的群众组织、工作机构的印章。

3.2.3共青团印章即"某某有限责任公司委员会"印章，团委下设基层支部印章。

3.3企业下设的职能部门、机构、分厂、车间、作业区等印章，刻有各单位名称，不具有法人效力。

3.4各类专用章，"合同专用章"、"财务专用章""业务专用章"等。

3.5法定代表人印章：行政法定代表人印章和工会法定代表人印章。

3.6党委书记印章。

3.7介绍信，用于证明有关事项或人员系公司认可的书面证明。

3.8电子印章,与实物印章必须同等管理。

4.印章的规格

4.1企业党、政、工印章直径为42mm。

4.2企业党、政、工及下设有关工作职能机构印章直径为38mm。

4.3企业二级单位及下设立的党政群组织的印章直径为36mm。

4.4各单位（部门）"业务专用章"直径不得大于36mm。

5.印章的制发

5.1行政人事部、党群工作部、工会办公室刻制印章前，应根据有关机构设置文件，确定印章规格，经主管领导审批后，落实专人刻制。

5.2各职能部门业务专用章和车间（作业区）工段、车间党支部、工会分会、团总支、团支部等印章，由各管理部门自行刻制。刻制前，由本部门根据有关机构设置文件提出计划，经本部门主管领导审核批准，报党、政、工对应部门备案。

5.3党委、团委及其下设机构、各总支、直属支部印章，由党群工作部根据有关文件精神，提出计划，经党委书记审批后，落实专人统一刻制。

5.4工会及其下设机构、各基层工会印章，由工会办公室根据有关文件精神，提出计划，经集团公司工会主席审批后，落实专人统一刻制。

5.5法定代表人及党委书记印章由责任部门征求领导本人同意，按照上级有关要求进行刻制，并落实专人保管。

5.6车间（作业区）工段、车间党支部、工会分会、团组织各总支、支部等一般不提倡制印。

6.印章的启用

6.1印章启用前，行政人事部、党群工作部、工会办公室分别对各自负责刻制的印章，下发印章启用通知；各生产单位（矿、公司）综合办公室负责刻制的印章，由本单位下发启用通知。

6.2印章启用通知必须抄送有关单位和领导。

7.印信的使用

7.1公司法人印章的使用，一般事项内部用印须经公司主管领导审批，重要事项和对外事项用印须经党政领导批准，完成OA系统印信审批流程后方可加盖。

7.2法定代表人印章的使用，需经法定代表本人或被授权人同意，完成OA系统印信审批流程后方可加盖。

7.3印章管理人员必须切实负责，印章存放地点必须加锁，不得随意放置或自行转交他人。若因事离岗需移交他人的，应由部门负责人指定专人代替，并办理移交手续，填写移交登记表（附件1）。

7.4印章管理员必须建立印章使用登记台账（附件2），严格执行审批和登记制度。并做好定期存档工作。

7.5加盖印章必须使用红色印泥，印痕必须清晰、端正，位置正确。原则上不允许出现盖有印章的空白材料或纸张，确因工作需要，用印人应主动讲清楚用途，一般事项内部用印须经公司主管领导审批，重要事项和对外事项用印须经党政领导批准，完成OA系统用印审批流程后方可办理，同时必须在用印台账上登记详细，未使用要主动退回、注销。

7.6严禁私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需带出使用，一般事项内部用印须经公司主管领导审批，重要事项和对外事项用印须经党政领导批准，完成OA系统印信审批流程，并办理外借登记手续后方可带出，印章外借期间，借印人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。

7.7介绍信的开具一般事项内部用印须经公司主管领导审批，重要事项和对外事项用印须经党政领导批准，完成OA系统印信审批流程，同时必须在用印台账上登记详细。介绍信内容要与印信审批流程中用印事由一致，行政人事部印信管理人员负责抄写，且不能开具空白介绍信。介绍信存根妥善保管，按保密要求归档，保管期限5年。因情况变化，介绍信领用人未使用介绍信，应即主动退还行政人事部。

7.8电子印章

7.8.1仅用于集团内部常规业务往来的文件和函件，其效力等同于纸质公文。

7.8.2不得用于对外印发的公文，以及合同、协议、委托书、介绍信等资料。

7.8.3用印流程与实物印章用印流程一致。

8.印章的停用

8.1下列情况，印章需停用

8.1.1单位名称变更。

8.1.2印章老化损坏。

8.1.3印章丢失或被窃。

8.2印章停用需经主管领导批准后，送至行政人事部切角归档。

9.印章的回收与销毁

9.1机构变更后，颁发、启用新印章前必须收回旧章。各单位对各自负责刻制的旧印章进行收回，汇总列出清单，分别经主管领导审批后，切角归档，移交档案室专人保管或进行销毁，并做好签字登记。

9.2企业名称及法定代表人发生变更时，法人印章必须按照国家有关法律程序进行变更、重刻、销毁；作废的法定代表人印章应送还本人。

9.3凡各负责人私章在办公室管理的，因其工作发生变动的，私章应交还本人。

9.4各类"专用章"在其业务撤销后，应及时交回，由行政人事部做好登记，进行销毁，避免工作失误。

10.其它

10.1印章遗失后，应立即向本单位领导说明情况，并向刻制单位报告，由刻制单位向有关单位报案，并公告遗失声明，办理有关手续。

10.2印章管理人员应选派政治思想好、业务能力强、工作认真负责，严守机密，并熟悉文秘管理知识的同志担任。

10.3严禁违规用印，对于用印出现的问题，应及时根据情节予以批评和纠正;对造成不良影响和后果的，给予行政处分；对造成经济损失的，承担相应赔偿责任；触犯刑律的依法处理。

11.附则

11.1集团各子公司、协作单位可参照本制度执行。

11.2本制度由行政人事部负责解释。

11.3本制度自颁布之日起执行。

12.相关记录

印章移交台账

印信使用登记台账

印信审批单

附件1

序号

印章名称

数量

印模

移交人

交接人

印章移交台账

附件2

印章使用登记台账

序号

时间

用途

批准人

经办单位

经办人

备注

第页

附件3

印信审批单

单位

经办人

事项

用印□

印章名称

借印□

印章名称

开具介绍信□开具证明□

是否需要法律事务部等风险部门出具审核意见

是□否□

事由

部门负责人

主管领导

行政人事部

负责人

公司领导

年月日

制度会签、审批表

编制单位：行政人事部M/R02

制度名称

印信管理制度

制度编号

SGLGJT/XZ.YXGL-2019A

编写人

日期

2019年5月13日

会

签

单位

姓名

单位

姓名

会签日期

2019年5月17日

审核人

日期

日期

批准人

日期

运营管理部

日期

发布日期

实施日期

备注