在2021年学校档案工作会议上的讲话

在2021年学校档案工作会议上的讲话

习近平总书记指出："档案工作是一件非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案"。档案馆保存着学校的历史记录。以历史的眼光，如何看待我们今天的工作，未来只能去档案馆查档案。从这个角度来讲，档案工作本身就是在创造历史的过程。当前，全校正在开展党史学习教育活动，今天的档案工作会议，实际上也是进一步专题落实如何延续和记录学校历史的工作。

为什么要召开这个会？有两个重要背景。第一，就是国家新修订的《档案法》2021年1月1号正式执行。虽然教育部的《高校档案管理办法》修订版还没有正式出台，但实际上国家的《档案法》已经明确很多具体要求，如果不依法管档，实际上也是违法行为。从这个角度来讲，我们必须要把各单位的归档工作做好。第二，全校上下正在进行党史教育学习系列活动，要求"明理、增信、崇德、力行"。我觉得档案工作尤其是校史工作，正是我们党史学习教育最有成效的一个抓手。我也建议各位回去给单位主要领导汇报，结合党史学习教育，把本单位的发展史、重要记载和文化传承也好好梳理一下，这也将是党史学习教育活动很重要的一个成果。

通过认真学习《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，我理解高校档案工作的职责和使命，实际上是六个字：存史、资政、育人。这也是我们高校档案工作的定位。昨天X馆长给我一个材料，是教育部办公厅领导在高校档案馆长会议上的讲话，重点也阐述了这六个字，这也是我们今天会议要学习贯彻落实的重点。

高校档案工作的定位，是为党管档，为国守史，为民服务，为校育人。档案馆每年接待数千名师生查档案和收寄档案。在座的各位，如果要提干转干或者工作调动，首先也要核查个人档案。档案馆本身也是一个育人阵地。所以我想围绕这6个字和4个词，谈一谈我对档案工作的认识以及今后做好学校档案管理工作的一点思考和建议。

一、提高政治站位，以对历史高度负责的态度做好档案管理工作

今天来参会的各位领导，有的是一把手书记，有的是副书记或副院长，都担负着很重要的工作，千头万绪，都很忙。但如何看待档案工作？首先应该从政治上考量，以对历史高度负责的态度去认识档案管理工作的重要性。围绕学校"立德树人、强农兴农"中心工作，以高质量的档案管理服务学校的高质量发展。学校档案和校史的整理，是一项很重要的专业性工作，工作量很大，意义也很重要。从刚才档案馆四位同志的工作汇报也能看出来，档案馆实际上是学校各项工作的一个晴雨表，或者说是对各项工作的历史评价和详实记录。

一流大学肯定要有一流的档案与校史资料，像刚才X馆长提到的北京大学、清华大学和上海交大这样的综合性大学，都有很大气的档案馆和校史馆，虽然这方面我们受到空间的限制很难突破。但是在现有的条件下，我们仍然可以深入思考如何做好学校的档案管理工作，如果我们的档案搜集整理工作拖了后腿，应该是我们这支队伍的责任。

如何做好档案管理工作，我想强调三点：第一，要认识到位。如果我们一味的去强调限制条件、限制因素，那什么事情也干不好。干好一件事情，重视是第一位的。比如说哪个学院档案工作没做好，你们的党政联席会，有没有讨论过学院档案的归档管理问题？如果说一次没讨论过，你能说很难做吗？我想根本原因还是重视不够。第二，要认真学习。档案管理是一项专业性很强的工作，很多同志肯定说这个事我也不懂啊，我想问问你学习没有啊？认真学习了，不就懂了吗？原来我也不懂高校的档案管理规定。通过认真系统的学习，我发现收获很大，学完以后就知道为什么要做、该怎么做和怎么做好了。第三，要明确要求。有些同志可能会说，档案工作抓起来没成效，没有成绩，近期看不到效果。我想根本原因还是从学校层面没有明确的要求和规范，或者有但没有很好的落实到位，所以我今天跟X馆长沟通工作，下一步我们要逐年统计每个二级单位的归档率，先抓归档的数量，再抓归档的质量。要把归档情况纳入二级单位年度考核指标。这是有法律依据的。如果没落实好，那是我们的失职，对历史也无法交代。

二、依法做好档案管理工作，服务学校各项事业高质量发展

做好档案管理工作是依法治校的必然要求，也是学校各项事业高质量发展的必然要求。如果学校发展过程中很多档案和关键历史事件没有很好的保存下来，这就是我们政治责任。今年，《高校档案管理办法》也会做进一步修订，我们要依法管档。我早晨跟X馆长也说了，我们不用等教育部的管理办法出来。因为已经有国家《档案法》，我们要尽快修订我们学校的档案管理规章制度，尽快推进抓落实，关键是看真正落实的效果如何。

从这角度来讲，我提三个建议：

一是召开一次专题会议。建议各单位党政联席会或处务会每年专题研究一次档案收集、整理和移交工作。

二是挖掘一批历史史料。有些单位可能刚成立，是新部门。越是这样，越要有这个意识，另外就是要有组织的搜集一些珍贵的影像或文字资料，有些有价值的资料可能分散在老师们、甚至离退休老师家里，各二级单位党委是不是可以通过做老同志、校友的工作，把档案资料收起来，需要大家群策群力。

三是抢救一段历史记忆。刚才X副馆长提到了口述历史，我在不同的场合也多次讲，有些老同志都八九十岁了，很多历史都是他们亲历的。要抓紧时间抢救历史记忆。大家一定要从历史延续的高度去看待档案与校史工作。

三、充分发挥档案校史的育人功能

学校各二级单位要跟档案馆通力合作，充分发挥档案校史的育人功能。这才是大学档案最核心的价值和功能体现。我们要挖掘档案史料背后蕴含的育人价值，还要探索一些适合学生特点的育人模式。比如通过APP、网络、微信或者在线展览等多样化形式，激发大家爱国爱校学史的热情，同时又适合青年学生特点。我觉得这个方式就很好。

我们跟宣传部门、学工部门也要加强协作，深入挖掘档案史料背后蕴藏的大学精神和大学文化，甚至我们的学院文化、部门文化，我觉得这是高校文化育人的重要体现。档案馆要把"死档案"变成"活档案"，把"故纸堆"变成"思想库"，把"对外宣"变成"对内育"。大学最核心的功能是育人，要把档案校史馆变成三全育人的重要阵地，充分发挥育人功能。去年年底我去档案馆专题调研，我们档案馆的老师不多，十来位同志每年要接待大量的师生和校友，这本身就是在育人，也是学校对外特别是对校友的一个展示与交流窗口。

四、加强信息化建设，助力档案管理工作转型升级

《档案法》修订的一项重要内容，就是单独增加了信息化一章。现在各单位产生的各类档案越来越多，有一些都是电子档案。来馆查阅也慢慢转向网络索取。传统的档案工作面临着适应信息化的转型升级问题。如果说空间不够，再盖一栋楼，按现在的趋势还是不够，随着二级单位增多和业务量增加，高校一年一年产生的档案数量是惊人的。前段时间校长办公会还专题研究财务凭证存档的问题，老师们每次出差，每一张发票都要贴上去，这么厚，又都要归档，你想那个量有多大。所以这也在倒逼我们做好信息化改革，包括采购报销一体化试点改革，同时也可减少师生繁琐的报销工作。新版的国家档案法也明确规定了电子档案的法律效力。所以，以信息化为核心的档案管理要走向现代化，这是目前摆在我们面前的一个最大的课题。学校层面要做好系统规划工作，二级单位也要从传统的纸质材料档案的意识，转移到信息化归档上来。信息化工作的归口在信息化办公室，也有一个统筹协调的问题。电子文档如何归档，实际上是很大的一个挑战，我不知道国内高校有没有做得比较好的，今后我们要加强调研。这可能也是高校面临一个共同问题。

下一步我们还要结合十四五规划做好数字校园、智慧校园的规划。虽然学校财务非常紧张，但还是投入了大量的信息化建设经费，尤其是这两年，学校跟中国银行、中国建设银行等签订了银校合作协议，信息化建设的投资力度和效果还是比较大的。如何在智慧校园规划框架下推进数字档案馆建设，还有很多工作要做。

最后，再一次代表学校感谢大家对档案校史工作付出的努力和贡献。档案工作要做好，首先要依赖在座的这一支强有力的队伍，要有规则，有制度约束，有激励机制。仅仅靠档案馆的十几位同志，是忙不过来的。所以说学校档案校史馆的工作和二级单位的档案工作，拜托大家一定多多努力和支持。档案馆的同志们也要在繁忙工作的同时，经常性制度性的下沉到各学院和部门做好工作沟通和分类指导，共同提升归档率和归档质量，以一流的档案校史工作服务学校双一流建设。