关于机关干部如何提高办文办件工作质量的发言

关于机关干部如何提高办文办件工作质量的发言

各位领导、各位同事：

大家好，受XX局党委的委托，很荣幸坐在这里与大家谈一谈办文文件的工作。办文办件工作是机关干部最常见最大量的一项日常工作，也是机关干部必备的基本功。很多机关干部喜欢做一些跑跑颠颠的工作，但作为一个合格的机关干部，办文办件是必不可少的。今天，主要从"认识、存在问题、怎么办"三个角度谈谈自己在机关工作18年的一点体会，不妥之处，敬请批评指正。

一、谈一谈对办文办件工作的认识

办文办件是机关工作运转的重要形式和载体，具有鲜明的政治性和政策性、严格的权威性和指令性、很强的全局性和示范性，这些特性对办件工作提出了很高标准和要求。因此，上到中央国家机关、军委机关，下至市县、旅团级机关乃至乡镇，各级领导机关都非常重视做好办文办件工作，强调要高标准、高质量、高效率，一些重要文电还带着大家一起研究，严格审核把关。对于办文办件工作的重要性，大家认识比较高，我感到至少可以从这样几个方面来理解：

（一）办文办件事关工作有效运转。对于办文办件工作的重要性，小平同志曾有一句经典论述，他说："实现领导最广泛的方法是用藏经阁"。机关工作指导，许多情况下是通过办文办件这个渠道来实现的，办文办件是我们日常工作尤其是机关工作的基本手段，须臾不能离开。机关办文办件，形式上是文字，实际背后承载的是工作，体现的是素质。工作情况要让领导了解，需要通过文字；请示和建议要让领导认可和定夺，需要见诸文字：上级的指示要及时传达、部署下去，需要形成文字；经验体会的归纳总结，需要提炼和升华文字。具体到一级机关和一个单位，贯彻首长决策部署、搞好工作筹划安排、反馈任务落实情况，都离不开办文办件这个环节；承办事务、调查研究、沟通协调、检查指导，都离不开办文办件这个载体；请示问题、报告事情、下发通知、汇报工作，也离不开办文办件这个渠道。特别是调整改革后，机关进一步转变职能、转变作风、转变工作方式，人少事多的矛盾更加突出，办文办件工作更应做到高质量高水平。可以说，办文办件在机关工作中有着非常重要的地位作用，文电质量的高低，在某种程度上就是工作质量的高低，关系工作任务的推进和落实，关系职能作用的有效发挥，关系机关建设的顺畅运转。

（二）办文办件事关干部成长进步。文字能力既是机关干部综合素质的重要组成部分，又是综合素质得以充分展示和发挥作用的工具和桥梁。①从履职尽责来讲，文字能力是机关干部一项必备的基本功，与文字打交道是"家常便饭"，是天天必做的功课，作为机关干部，不论从事哪个方面的工作，都要具备基本的文字工作能力。文字功底太弱，工作起来会很吃力，遇到一些需要形成文字的事情，常常发怵犯难，领导感到不够得力，自己也感到很难受，别人也会看不起，时间久了在机关难以立足，更不可能尽好自己的职责。②从素质能力讲，文字能力是机关干部成长成才的一个重要"资本"。写好公文材料，不单单是一个遣词造句、文字水平的问题，它反映和体现了一个人眼界、视野、思维、思路、知识、见识、处理问题等方面的综合素质。这种素质既有理论上的、认识上的，又有实践上的、落实上的。写作方面的差距，既反映了文字功底上的差距，更反映了理论素养、思想水平和认识能力上的差距。因此，写作能力的提高，实际上是综合素质的提高；提高写作能力的过程就是提高综合素质的过程。为什么一个文件，在自己手里总是过不了关，别人一上手，修改一下，面貌质量大不一样，其实这是素质的不同，尤其是综合的差距。作为一名机关干部，素质本领上不去，靠什么立身？何谈成才？③从发展进步来讲，我们不推崇"唯文字论"，不单单以文论绩、以文论优，机关干部成长进步也不完全是靠写材料，但文字能力弱，肯定是一个缺项，肯定是一个短板，肯定完成不好担负的有关工作任务，影响自己的发展。分析一些机关干部成长进步的历程，那些既精通业务、又有较强文字能力的同志，往往潜力更大、机会更多，发展的路子更宽一些，走得会更远一些。有些同志讲，许多领导干部是在文字材料中练出来的，是靠写材料起家的。虽是调侃，也不完全正确，但也确实说明了文字能力在干部成长进步中的重要作用。发展是硬道理，对于我们机关干部来说，不断提高文字写作水平也是硬道理。

（三）办文办件事关机关干部的作风形象。机关的作风形象是通过日常工作中一件件具体事项展现出来的，大家对一个部门的评价，也是通过这一件件具体事项来认识的，这里面既包括事务性工作干得怎么样，也包括办文办件的质量水平高不高。机关工作任务多、头绪多、事情杂，既有参谋、协调、服务职能，也肩负着指导基层工作和建设的重任，而我们搞好工作指导，除了调查研究、检查督导、制度规范、具体帮带外，经常的大量的是通过办文办件这个渠道来实现的。可以说，从一定意义上讲，办文办件水平体现了机关的工作指导水平，也反映了我们的思想层次、能力素质、精神面貌和工作作风，更代表着机关的整体形象。因此，对我们机关来讲，一定要充分认清做好办文办件工作的重要意义，切实增强责任意识，不仅要把事务性工作做好做到位。而且要不断提高办文办件的质量。如果办文办件长期处于低水平，许多工作不可能做好，也会影响机关和单位建设。即使一些事务性工作做得再好，大家再辛苦，别人也会形成一个印象：这个单位只能干一些事务性工作，文字工作干不了也干不好。为什么各级领导对办文办件这么重视，就是要把这项工作提升到一个新的水平，以此体现机关的素质，反映机关的作风，展示机关的形象，加强机关的建设。就一个部门或单位内部来说，如果没有几个能办文办件、写材料的同志，不能独立承担文字任务，遇有材料总是需要别的部门帮忙甚至代劳，这就很难说这个部门或单位素质强。实事求是地讲，有的部门或单位文字能力还有很大差距，这就需要在这方面下些功夫，努力把质量提高上去，让大家感到我们这个部门和单位不仅事务性工作干得好，而且办文办件质量也很高，以实际行动体现机关的素质作风，维护机关的形象。

二、办文办件工作中存在的主要问题

对照新修订的公文处理条例，有几个问题需要引起重视：

（一）内容提法不够准确。主要是有的不注意从政治上思考问题，一些重要表述提法不太准确，容易引起疑义；有的没有认真与上级文件、领导讲话、形势政策"对表"，表述不够准确规范；有的引用重要文件、法律法规和领导批示与原文不一致、断章取义；有的关注形势不够，想问题、提建议没有站在全局上思考；有的对上级批示精神吃得不透，提出的意见建议不符合领导意图；有的了解掌握情况不够全面准确，与事实不太相符；有的条理不清晰、层次不分明，核心内容没写明白，文字逻辑混乱；有的文字表述不严谨，存在用口头语代替书面语、用方言土话代替标准语言的情况。比如，有一个处理问题的文件，由于对党、国家方针政策，以及有关规定要求掌握的不准，提出的处理意见不符合政策规定，被领导退回来重新研究，作了很大修改。还比如，有的件中，对高额经费的工程项目不招标就直接指定施工单位，与审计监督要求不相符合。

（二）情况研究不够深透。一些件之所以质量不高，与工作研究不深不透有很大关系。有的筹划工作或起草文电站立点不够高，没有从工作全局出发，考虑业务工作多一点，与上级决策指示对不上路子；有的关注形势不够，把握工作时机不好，造成呈报事项与当前形势和阶段性工作任务不协调、不吻合；有的对一些政策性、专业性强的工作没有研究透，处理问题的意见缺乏政策依据，让领导不好定夺；有的没有认真研究工作中遇到的矛盾问题，提出的解决办法不科学，甚至没有提出本部门的倾向性意见，有一种让领导"看着办"的感觉；有的对实际情况掌握不够准确，若明若暗，对策措施缺乏针对性有效性。

（三）文种格式不够正确。公文种类包括命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、纪要12种；公文格式包括份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、无正文说明、署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印制份数、承办说明、印发机关和印发日期、页码等20个要素。每个文种都有特定使用范围，每种公文都有固定的体例格式，但有的在起草和印制时执行来严格。有的对无需请示批示的事项，也使用呈批件；有的上行文、下行文用的是一种文头；有的文件该用正式公文用了非正式公文，该报呈批件的报了白头件，该用"批复"的写成"通知"，该用"请示"的写成"报告"，该用"报告"的写成"请示"；有的涉密文件不标"密级"和"份号"，有的虽然标了密级，但标准掌握不准；有的紧急公文不标注紧急程度，标题不加文种；有的文件缺少无正文说明、印制数量、承办人、联系电话等文尾标注；有的字体、字号、字距、行距没有按规定处理，两个字的姓名中间没有一个字符，存在随意性等。比如，报告参加会议情况、调查研究等事项，按规定没有请示事项应使用白头件，但有的还使用呈批件形式呈报；公文格式改版后，明确函只能是机关局对局、处对处，有的还以处名义给某一个局机关发函；有的要素标识不恰当，份号没有按规定标识虚位，份号、签发人姓名及版记仍使用3号仿宋体，版记中的分隔线没有区分粗细线；有的发文机关标志混用，对什么情况下带"文件"二字搞不清楚（制发全局性、规范性、指导性、长远性公文、应标注"文件"二字）。有的以局名义发函，却使用部版头的信笺纸；有的发文把版记放在附件前，实际应该放在全文最后。

（四）基本要素不够全面。有的事项背景信息介绍不到位，对涉及到的问题要么避而不谈，要么三言两语，自己清楚但别人看不懂；有的涉及经费事项，只说多少钱不说从哪出，也没有详细预算；有的报主件没附件，或者附件不全；有的附上代拟稿或文电稿，造成一项工作多次请示、重复补报；有的文字表述过于简单，什么事、怎么干、谁来干等关键要素缺胳膊少腿，或多或少存在遗憾。比如，有的件没有把有关情况讲清楚，领导看不懂怎么回事，报上来之后不敢签。还比如，有个召开会议的件，开会的原因理由、时间地点、参加人员、要解决什么问题、具体程序安排、领导讲话稿准备、经费保障等，要么没写清楚，要么写的不准，造成多次改件和补件，耽误时间，影响效率。

（五）办件校改不够细致。这是个老生常谈的问题，虽然机关在这方面下了不少功夫，但出错现象时有发生，有的甚至是低级错误。有前后错行的，有错字、别字、掉字的，有标点符号运用混乱的，有前后表述不一致的，有装订漏页、倒页的。有的比较注意正文部分，忽视大小标题、开头称呼、字号、落款、成文日期等，结果造成差错。有的机械套用以往文件，呈现办件中领导已经退休、落款时间还是老时间的情况，搞"穿越"了；有的修改文稿时，前文修改了，后文没改，文件改了、附件没改，关键性表述领导改动一处、其它处没有全文联动改；有的错字别字丢字多字少字，把十九大精神写成十九大会议精神；有的对人名、单位等疏忽大意，凭印象、靠推断，没有认真核对，拿出来的东西不准确。更有甚者，经常出现把给领导的文件页码装错了。

（六）办理程序不够规范。按程序办文是机关工作的基本要求，但在实际工作中有的同志坚持得不够好。有的重要事项没有预先请示领导原则同意，就直接上件办理；有的报送领导有差错，分管领导漏报、无关领导多报；有的不按"一文一事"的要求报请示，请示一个问题又涉及其它问题；有的行文内容涉及其它部门范围内事项没有协商，或没有达成一致意见就行文；有的以部门名义向领导行文、以领导名义向机关部门行文；有的需要会签的文件，没有会签就上报，致使领导无法审批；有的不按正常渠道办文，非专办件不经文电秘书直接报送领导；有的从领导处直接取回批件，未告知办件秘书登记注销，也没有交给保密室存档，散落在个人手中，不符合档案资料管理规定。

（七）工作统筹不够科学。主要是考虑不周密，有的内容相近、关联性强的工作没有统筹结合起；有的工作安排不合理，任务过满、时间过急，节奏把握不好；有的办文办件前期抓得不紧，耽误时间很长，把原本可以从容办理的件拖成急件；有的公文提前量留得太少，给机关核文把关和领导审批的时间很紧张，出现催着领导签批的现象；有的公文时限要求并不很急，却非要按急件进行处理，人为造成忙乱等。比如，有的检查内容、时间接近，相关部门没有很好地协调商量，都在争领导、争时间、争单位，各想各的事、各上各的件。再比如，有的马上就要开会了，才给领导呈报会议材料，造成领导没有时间看；有的办件没有打提前量，听说要开党委会、办公会了，才急忙呈件搭车上会，不符合议事办公规定。

（八）办理工作不够迅捷。有的件办理不及时，拖拖拉拉，很长时间没有回音，推一推、动一动，领导不催不报，不到时间不报；有的工作积极性不高，责任性不强，领导交办的事项迟迟不见行动，出手的东西缺乏精雕细刻，满足于应付差事；有的对份内业务工作不靠前，全靠身边的同志加班加点，自己溜边当配角；有的缺乏主动干工作的劲头，该打提前量不打提前量，该加班的不加班，拖到不能拖的时候才去干，结果匆匆办理，质量大打折扣，影响了工作效果。比如，有的办理下属单位请示事项请示拖延了较长时间，但报件中还说"近期，收到某某单位请示"；有的单位请示拨款，上的件领导已经批准，但由于机关人员没有及时办理，后来上级通知冻结家底经费，导致批准的事项无法落实。还比如，有的对上级领导交办的事情不上心，马上就到最后期限了还迟迟没有动静，领导不催不问就不落实不反馈。再比如，有的等靠思想比较严重，办件不动脑子，功夫下得不到家，总认为领导会审改把关，报上去让领导修改就行了，典型的偷懒耍滑。

三、谈一谈如何进一步提高办文办件质量

办文办件工作，机关干部人人离不了、绕不开、躲不过，不会写不行，写不好也不行。如何按照新修订条例规范公文处理工作，不断提高机关办文办件工作水平，是需要我们认真思考解决的课题。

（一）把好政治关。机关工作具有很强的政治性，任何时候都需要保持高度的政治警觉，遇事要多想政治上的要求，谋事要多想政治上影响，做事要多想政治上的后果，时刻绷紧政治这根弦。机关干部很重要的工作是起草文件、讲话、通知、请示、报告等，这些工作绝不是简单的业务性、事务性工作，而是代表了党委领导的决心意图，导向性、政治性很强，承办和起草文电必须具备有很强的政治敏感性，善于从政治上观察、分析和处理问题，这是必须坚持的首要原则。离开这一条，办文工作就可能把不准方向，就不能提起"纲"来，更不可能办好。以呈批件为例，它个头虽小，但往往承载的分量很重、审批的事项很大，呈批件里蕴含着党委首长的政治考量、政治方向和政治智慧。忽视这方面的问题，就容易迷失方向，跟不上节奏。可以说，政治性特征在呈批件中，体现的最直接、最明显。因此，我想每办一份文件，都必须处处讲政治，确保提出的建议和意见、办理的各类事项符合党的路线方针政策，符合军委决策指示，符合领导决心意图，符合全局要求，符合单位实际，不能在政治上发生偏差。

（二）把好意图关。机关干部是领导的助手，领导是主体，机关干部是从属，这是机关工作的基本定位。领导给我们部署任务，指示办文办件，通常有授意指导，这个授意指导，一定要悉心领会，因为领导授意和关注的，一般都是关键性要害性问题，是对办文办件的重要提示和引领，如果领会不好，就可能办得离题，甚至偏离方向。所以"领会意图"至关重要，机关无论干什么工作，"领会意图"都是大家说的一个高频词。我理解，这个"领会"主要是指党委领导一贯的工作思路、工作作风和可能对某一项工作的具体要求。（新中国礼炮28响）实际工作中，领导的指示要求可能会因人而异、因事而异。讲的少的，要字斟句酌地领会；讲的多的，要整理出来，逐一整理出来，认真学习理解；讲的很明确的是指示，要不折不扣地落实。讲的不很具体的是意图，要下功夫领会好。自己不太清楚、不太明白、把握不准的要及时请教。从具体方法上讲，除了及时学习领导讲话、与领导同步思考问题、提高同步思考问题的站立点、适时询问有关问题等方法外，还要注意这么几点：一是要善从言中捕捉。理解把握好领导的发言和口头交代，是领会领导意图的主要途径。领导的设想主张，大多要通过言谈阐发出来，无论是与领导下基层、参加会议，还是在处理日常事务中，对领导的发言以及主要观点、要注意准确领会。对平时比较零碎的看法、意见等，也要注意学习领会、慢慢感悟，为准确领会意图打下基础。二是要善察语中情景。领导交代任务时，情绪是理智还是激动？口气是严肃还是随意？态度是积极还是消极？有时同样一句话，环境不同、地点不同、心情不同，指向和意义也大不相同。三是要善从文中揣摩。无论是领导亲自写的文稿，阅读的各种文件、报刊时的批示，还是为下级人员草拟材料提出的修改意见，常常是领导对某一问题的思想和观点反映。四是要善听言外之意。有的领导讲话直接明了，有的讲话比较含蓄委婉，不能言到意随。这就要求机关干部具有敏锐的分辨能力，丰富的多面知识。

（三）把好政策关。政策法规是机关开展工作的基本依据和遵循，也是做好办文办件工作的重要保证。政策法规不掌握，工作开展就没有依据，下级请示事情就不好回答，处理问题就不知道怎么办才好，指导部队就很难有章法。比如，干部的任用、职级的调整、奖励的审批、经费物资的请领等，都要按政策规定办理和提出意见，如果对一个人迁就照顾、放宽条件，就可能引起攀比，带来连锁反应，给工作造成被动，留下很多后遗症。因此，办文办件一定要有很强的政策观念，牢固树立政策法规是抓工作基本依据的思想，下功夫学好有关政策法规，当好政策法规的"明白人"，对基本法规要熟悉熟知，对业务常用的政策法规要熟烂于心，对单位建设发展的有关政策法规也要有所了解，善于从政策制度上研究和解决工作中遇到的问题，依据政策法规抓好工作落实，做到每份文件、每项工作，都行之有据、出之有据。这既是方法，也是底线。

（四）把好程序关。机关工作是最讲程序的，机关级别越高，对程序要求越严。程序是什么？程序是科学，程序是规律，程序是经验的总结。按程序运转，分层次处理，是做好机关办文办件工作的重要一环。程序坚持得好，可以减少失误和矛盾，增加安全系数，提高办文办件质量和效益。机关干部要牢固树立程序意识，培养按程序办事的习惯，切实看到程序就是法规制度，做到一事当前先想程序，工作之中落实程序。要从办文办件、具体事务等小事做起，拿不准问题要多请示报告、多与老同志请教商量，防止自作主张、自以为事、想当然处理；要坚持在工作之中学习程序，多实践、多运用、多体会，这样感受才能更直接、记得才更牢固。按程序办文办件，体现了领导和隶属关系，体现了一级对一级负责，这是一条必须遵守的重要原则和工作纪律。机关层次较多、分工较细，只有按程序办事，才能保证工作正常有序运行。我们知道，公文运转流程的每一个环节，都包含程序问题：公文起草，要有令而动，有据可依；公文呈批，要层层把关，按级负责；联合行文，要协商一致，共同办理；公文处理，要遵示而行，严谨细致。越是时间紧、要求急，越要静下心、稳住神，一步一步按程序办，坚持先商后办的原则，对于需要多个部门和单位配合完成的件，一定要按程序先沟通协商，在工作层面达成一致意见后再报件，先商后办、先商后报有利于把件办得顺畅，也有利于搞好部门之间的团结。实践证明，工作中的一些差错和误解，很多都是在违反正常程序的情况下发生的。因此，在办文办件中一定要按行文规则的要求办事，不能擅自减免或更改程序，否则就可能出问题、出差错，引发其它方面的后果。我们在办文办件中顺序不能颠倒，步骤不能省略。要注意以下七种情况：一是重要事情不请示报告就直接上件，二是非紧急情况不能越级请示报告，三是一个请示中不要夹带多个事项，四是一件事情不要重复请示，五是一个事情不要搞多头请示，六是请示批准后落实情况不能做到及时反馈，七是需要多个部门和单位协调配合的事项，不沟通不协商，直接上件。

（五）把好文字关。这个问题要注意四点：①主题要明确，这是核心内容，中心意思必须实事求事地表达清楚。②层次要分明，这是基本骨架，必须衔接紧密、逻辑清晰，防止交叉重复。③要素要齐全，相关内容要完整，不能丢项落项。④语言要精练，文贵精，言贵简，力争用最精练简洁的语言把问题说清楚。

（六）把好校对关。这是办文办办件的最后的一个关口。俗话说"编筐编娄，全在收口。"校对是一个细活，必须认真严谨。一般地讲，主要有这样几种方法：①重点校对法，重点校对标题、逻辑关系、固定用语。看标题、统全篇，看数字、知内涵，看称谓、须规范，看词意、不混淆（如权力与权利，截止与截至，起用与启用）。②诵读校对法，就是把文件通读几遍，重点看语境、不误用，看句子、避繁冗，看习惯、不拗口。③"身份"校对法，就是根据办文办件的内型来校对，看文种、对风格，看对象、定语言，看词句、应时代，看题文、要一致，看文字、要精练。

最后，就如何做一名合格的机关干部哆嗦几句。记住五个字：一学、二热、三严、四勤、五会。"学"就是拓宽学习视野改善知识结构。"热"就是办事热心，对人热情。"严"就是严谨、严肃、严格。按法规办、按职责办、按程序办。"勤"就是嘴勤多请示、脑勤多思考、手勤多做事、腿勤多走动。"会"就是会参善谋、会说能写、会协调各方、会团结共事、会抓落实。